文书、档案立卷归档管理标准

    一、为加强本公司文书立卷归档工作，特制定本标准。本标准规定了档案管理工作的职责，管理内容与要求，适用于公司档案管理工作。
    二、管理范围
     1．档案资料管理人员。
     2．公司印发的各类文件以及各部门上报备案文件。
     3．公司申办的各种证照、批文及其它重要文献资料。
     4．政府机关及主管部门下发之各种文件资料。
     5．公司统一购买、订阅之各类图书资料。
     6．其它有关记载文献资料及音像资料、磁盘、光盘等。
     7．工程竣工资料（包括可行性报告，初步设计，施工设计图等）。
    三、管理内容和要求
  （一）文件材料的收集管理。
  1．坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。
  2．凡本公司缮印发出的公文（含初稿、定稿和两份打印的正件与附件、批复请示），一律由行政人事部统一收集管理。行文编号按下列要求办理。
  ①对外发文：通用三洋药字（       ）第   号；
  ②对内行文：通用三洋经办字（       ）第   号；
  ③董事会文件：通用三洋董字（       ）第   号。
  3．一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷，会议文件由会议主办部门收集归卷。
  4．公司工作人员外出学习、考察、调查研究，参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向行政人事部档案室办理归档手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
 5．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料，声像档案等向行政人事部档案室办理归档手续，行政人事部档案室签字认可后财务部门才给予核报会议费用。
 6．凡政府机关及主管部门下发之文件，一律由行政人事部负责按级别分发传阅后归档。
  （二）各部门专（兼）职文书的职责：
 1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
 2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年三月份、九月份应将前半年归档文件材料归档完毕，并向行政人事部档案室办好交接签收手续。
 3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供，做好服务工作，并严格办理临时借用文件材料登记手续，按时回收。
  （三）各部门档案立卷归档内容：
 1．新产品开发部门：立卷归档包括本部门管理制度、新产品开发规划、进展情况、可行性研究报告、协议书、合同、委托书、新药报批资料，审批资料等。
 2．生产、质量、技术部门：本部门管理制度、制剂通则、工艺规程、岗位操作法、岗位责任制、报批文件、生产记录、产品留样、检验资料、历年技术经济指标完成情况、原辅料采购记录、工艺改革资料、GMP认证资料等。
 3．设备管理部门：本部门管理制度、设备固定资产台帐、购置文件、装箱单、合格证、图纸、明细表、使用说明、操作规程、维修手册、验收材料、质量事故、维修技术材料、安装、运行记录、自制或更新改造仪器设备技术文件等。
 4．基建管理部门：本部门管理制度、基建规划、计划、基建工程的申请、批复文件、设计委托合同、设计文件、施工委托合同、概预算、决算材料、地质勘察材料、总体图、总管网图等，建筑施工图、施工报告、记录、质量事故、施工总结等，竣工图、竣工总结、质量鉴定书、竣工验收文件，产权证明文件等。

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