如何开会一(2)

　　2、会中，围绕讨论主题展开讨论
　　在会议讨论的过程中，可以与会人员轮流针对讨论主题提出自己的意见，有必要的时候，可以围绕一个主题展开辩论。在讨论的过程中，应当注意的一个问题是，每个人的发言应力求简短，应紧密地围绕会议主旨，不能偏题、跑题。此外，会议主持人应当在适当的时机引导或干预讨论过程，以确保讨论过程正常进行。
　　3、会议主持人总结发言
　　在讨论达到一定程度后，会议主持人应作适当总结。总结的过程应是一个概括和确认的过程，即将各位与会人员的主要观点再作概括确认，使之成为决策者的可靠参考。对于已经达成一致共识的讨论结果，应总结重复，并得到与会人员一致认同。如此，一方面可以巩固印象，另一方面，可以很好地避免误解的情况发生。
　　（三）汇报性会议
　　汇报性的会议指的是以下级向上级、下级单位向上级单位汇报工作思路或工作业绩为主要内容的会议。
　　汇报性的会议一般可以按照如下的程序来进行：
　　1、会前，下级首先将文字材料上报给上级领导阅览。
　　2、会上，下级简要地复述汇报内容，提出需要上级协调解决的重点、难点问题。汇报人的发言也不需照本宣科，而应简明扼要。
　　3、上级点评。
　　上级在听取了汇报之后，作简要点评，做出明确的指示和决定，帮助汇报人解决实际问题。

　　二、几个需要注意的问题
　　以上是几种会议的分类、目的和议程。如果能够较好地区分所要召开的会议类型，并且有针对性地安排和要求会议，就能取得事半功倍的效果。
　　此外，还有一些各种会议需要共同注意的几个问题：
　　1、会议时间的控制
　　各种会议的时间一般应尽量控制在一个小时之内。有报道指出，一般人对一件事情的注意力只能保持大约一个小时左右，一个小时过后，人们对同一件事的注意力会大大下降，心性焦躁的人甚至会产生抵触情绪。因此，必须对会议的时间有一个良好的把握。过于冗长的会议不但达不到预期的效果，反而会产生一些负面影响。据说日本有些机构都是站着开会的，会场不提供座椅、茶水、烟灰缸等物品。并且，在会场的四面都挂有钟表以指示会议时间。这种方法和精神或许可以为我们所借鉴。
　　2、创造民主的会议气氛
　　无论是什么样的会议，都应当有一个十分民主而和谐的气氛来作为良好沟通的保障。过于权威化、过于压抑的氛围都是不利于会议沟通的，这将会打消与会者的积极性，挫伤他们的创造性，使会议的效率大大地降低。创造民主、和谐的会议氛围，可以通过会场布置、穿插小插曲等形式来实现。此外，一定要在各种会议中反对官僚主义的作风。
　　3、良好地控制会议进程
　　在各种会议的过程中，会议的主持人应当总揽全局，良好地控制会议局面，利用好宝贵的会议时间，谨防“开口千言、离题万里”的情况发生，使会议自始至终都按照预定的步骤和程序进行，这样才能保证在最短的时间内获得最好的会议效果。

　　目前，公司各种大会小会不少，也存在着一些问题。若能按照上述方法，明确地区分各种会议类型，有针对性地安排会议内容和程序，将能够更好地提高会议效率、改善会议质量。

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