秘书工作能力分析(2)

秘书实务论文!此为借鉴,愿诸君勉励,请勿抄袭

不断提高所在单位的社会形象。

（二）灵活处理，组织管理能力

秘书人员要经常按照领导的意图组织各类会议和活动。秘书的许多工作实际上都是办理各种各样的事务，因而较强的组织管理能力是提高组织工作效率的保证。如果缺乏一些现代化的、科学的组织管理方法，就无法把工作做好。因此，具有较强的组织管理能力对秘书来说至关重要。

秘书人员一方面要准确迅速地领会交办者的意图，熟悉掌握办事的程序和渠道，提高办事的效率，另一方面，要做到以下几点：（1）谙熟办事之道。秘书要熟悉办事的具体程序和手续。（2）善于相机行事。办事时一旦遇到意外的情况，要能随机应变，采用相应的补救措施。（3）善于待人接物。办事就是和人打交道，秘书要具有较强的交际能力，善于与人沟通，处理好各种人际关系。（4）区分轻重缓急.面对众多的事务性工作，秘书要想提高办事的效率，就要学好区分轻重缓急，先办重要的事后办次要的事情。

世事洞察皆学问，人情练达即文章。秘书人员在工作中要多接触，多观察，多总结，留意他人和领导处理问题的方法和技巧，不断积累，提高自身的组织管理能力。

（三）沟通能力，提升形象

秘书部门是沟通上下、联系左右的枢纽部门，秘书每天都要接触各种人，只有善于交际，才让人容易接近，容易被人信赖，办事的成功率才会高。秘书人员增强交际能力，需要处理好以下三种关系：一是处理好与领导的关系。秘书是为领导服务的，只有了解领导的人生哲学、处世态度、个性、兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈等， 才能与其配合工作，以减少因彼此间不了解而产生的困惑。当发现领导的缺点时，要运用说话的技巧，在适当时机予以委婉的规劝，使其了解并乐意接受。当与领导意见相左需要争论时，要看准当面提出异议的时机，争论的语气要平和，要设身处地为领导着想，争取彼此的谅解，要善于提出解决问题的办法或处理问题的建议。当发现自己犯错误时，要把事情的原委向领导报告，坦诚认错。二是处理好与同事的关系。与同事愉快的相处是秘书人际关系中十分重要的环节。要善于和同事进行合作，对同事一视同仁， 注意欣赏同事的优点，真心地关心同事，以正确态度对待同事的称赞、批评和嫉妒，做好领导与同事之间的意见沟通工作。三是处理好与来访者的关系。秘书工作的态度如何，直接影响单位的声誉，因此，秘书应在接待中应做到：欢迎来访者并记住对方的姓名， 善于应付难以对付的来访者，把握和来访者谈话的分寸。

（四）听者有心，观察分析能力

观察分析能力首先要求秘书具有良好的理解能力，善于倾听和正确理解别人的发言，要能从冗长、反复的发言中概括要领，或是从激烈争论中抓住重点，并且能转化为清晰简明的表达。秘书要领会上司意图、方针政策、法律法规、口头的和书面的信息、理解人与人的关系等。缺乏正确的理解能力，乃至曲解、误解，就会造成沟通、交流等一切工作的障碍，就①① 张莉.浅谈做好秘书工作必备的职业素养和能力[J].办公室业务, 2010(12):16-17.

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