秘书工作能力分析(3)

秘书实务论文!此为借鉴,愿诸君勉励,请勿抄袭

会给秘书工作带来极大的被动，甚至会给秘书所服务的机构工作造成不可估量的损失。提高理解能力，一是要通过阅读，吸取养料；二是通过观察、揣摩，增强感性认识。三是通过沟通交流，对照、发现，积累经验，丰富阅历。

如下面一则案例：A 公司与 B 公司合作近两年，成交了近百万的生意，双方关系一直比较融洽。最近因为一批进口面料的质量问题，双方有了摩擦。A 公司总经理给 B 公司总经理发了一封电邮，B 公司总经理看了以后很生气，他把秘书叫过来，说：“我们公司决定今后断绝与 A公司的一切业务往来，你马上发电邮过去。”秘书看得出，这项决定是在总经理盛怒下作的，对公司、对总经理本身都没有好处。于是秘书把这电邮打好，没有马上发出去，等过了一段时间，她观察到总经理怒火已经平息了，才将打好的信件送他过目，并问：“这样写可以吗？这封信要不要发电邮出去？”这时总经理果然在懊恼刚才的决定，得知电邮还没有发出去后，松了一口气，并对秘书的细心表示赞赏和感谢。

案例中的秘书具有细致的观察能力，她观察出领导当时的心情，如果按领导说的做，那么对A公司是一个巨大的损失，秘书也不会得到老板的好评。如果不做，则有违老板的旨意。她通过一个合理的方式解决了这一矛盾。秘书只有时时、事事、处处做个有心人，善于察言观色。眼观六路，耳听八方，才能协调处理好各类事务，最终也会被领导赏识，实现自身的价值。

（五）未雨绸缪，应变能力

应变能力是面对变化的环境能够沉着应对、妥善处理问题的能力，它是秘书其他能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才智经验的全面检验。对于一个秘书而言，其工作没有固定不变的、刻板的模式可以因循，难免会出现意想不到的新情况、新问题。一个出色的秘书应该审时度势， 正确判断主客观因素的变化， 随时准备对自己已有的计划和进行中的行为做出相应的调整，以适应变化的情况。

在面对突发问题时，要求秘书做到：（1）善于观察。秘书要善于观察环境的变化，并能针对变化及时做出自我调整。（2）反应敏捷。能够准确地捕捉变化着的新情况、新问题，从而迅速地做出判断、分析和概括，并采取有效的措施。（3）从容镇定。发生意外情况时，秘书要善于控制自己的情绪，不能惊慌失措，要沉着冷静。要针对不同的情况采取不同的策略和方法，要具体问题具体分析，学会灵活变通的处理非常问题。

（六）职业技能

职业技能是并不需要深厚的理论基础而主要靠反复练习获得的运用某项专门技术的能力，它是当代秘书高效率实现秘书活动所必须的能力。现代社会，秘书要具备运用现代化办公软件、硬件的能力。

科学技术的飞速发展尤其是办公自动化系统和设备的广泛应用，为秘书进一步提高工作质量和效率创造了良好的条件。作为秘书，必须提高技能，熟练操作计算机、办公自动化系①①陈华.秘书工作“中”的艺术[D].广东:暨南大学, 2012.

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