企业要强化内部控制

　　内部控制是指被审计单位为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法完整而制定和实施的政策与程序。其实质是单位为了提高经营效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循和发展战略得以实现等而由单位管理层及其员工共同实施的一个权责明确、制衡有力、动态改进的管理过程。内部控制是企业管理的重要组成部分，任何企业要实现持续经营，必须强化内部控制。 
　　笔者最近了解到这样一个案例：2003年初，某机器制造公司审计处对公司2003年报进行审计时发现这样一个反常现象：公司2002年、2003年的产品销售收入分别为4563万元、5323万元，呈上升趋势；财务反映的废旧物资销售的数量分别是78万元、45万元，呈下降趋势。而在正常情况下，生产过程中发生的边角料等废旧物资应该与生产规模同比例增长和下降，为什么财务数据反映的却是不合理的趋势呢？带着疑问，审计处对公司物资处的废旧物资的回收、销售、收款等情况进行了重点审计。经审计，发现物资处处长、综合室主任、仓库主任、废旧回收站长、计划员等人为了小团体的利益，与某个体经营者串通，通过买通门卫、“开阴阳收据”等手法擅自降价将废旧物资销售给没有业务往来、没有签字合同的个体经营者。并要求其将销售货款不交财务而直接交物资处。并截留了全部货款。截至审计时，已经将私自出售、截留的销售收入私分。这起案件给公司造成了一定的损失，虽然涉及的金额不算很大，但它暴露出来的内部管理问题却是严重的。经审计，物资处废旧物资的回收、分类、过磅、合同、出售、门卫检查等业务流程环节出现了失控或有章不循的情况——内部控制出现了问题。 
　　一、超越内部组织分工原则处置业务 
　　根据公司内部职责权限，废旧物资的出售业务需要计划处（签合同）、财务处（审计价格变动）等部门和主管领导的审批，但是2003年下半年大部分废旧物资的出售违反了组织分工控制原则，虽然在物资处内专门设立了废旧物资回收站，负责废旧物资的回收和销售，但很多废旧物资业务没有经过废旧物资回收站，却由物资处处长指定没有此项业务权限的综合室主任直接处理。 
　　二、违反了不相容职务分离控制原则 
　　按照不相容职务分离控制原则，某项经济业务的授权批准职务，应与执行该业务的职务分离，但在废旧物资出售业务处理中，出现了批准人（物资处处长）亲自与客户处理降价、交款等业务。又如，物资计量有过磅员专司其职，却出现了综合室主任参与废旧物资过磅等现象。 
　　三、不遵守业务流程控制 
　　每一项经济业务的完成都需要经过一定的业务流程环节。废旧物资销售业务的环节包括：业务批准一物资过磅一填单（包括磅码单和结算单）－交款－办出门单－门卫验单放行（包括复检或抽验）。但是案件中废旧物资销售却违反了业务流程。 
　　四、不遵守业务单据控制管理原则 
　　《磅码单》和《产品、材料转移结算单》有两种，其中一种没有编号，无法知道使用了多少、什么时间使用和谁领用的。由于单据管理不当，审计核查废旧物资销售业务时，竟出现了有废旧物资销售业务却没有《磅码单》和《产品、材料转移结算单》相对应的现象，无法核对销售业务的真实情况。 
　　五、废旧物资业务管理混乱 
　　废旧物资的回收、登记、过磅、销售等没有做到点点相连、环环相扣，有的无记录、无单据，缺乏连续性、完整性和有效性。回收和出售的数字统计与实际出入较大。由于物资处废旧物资销售业务记录不完整，财务数据与物资处废旧物资销售业务记录无法核对，物资处的废旧物资回收记录与各生产单位无法核对，因为各生产单位也没有记录。 
　　六、规章制度没有起到作用 

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