ZX-QP-001 文件和资料管制程序

厦门智迅电子科技有限公司

XIAMEN ZHIXUN ELCTRONIC TECHNOLNGY CO.,LTD

程序文件

文件编号：ZX-QP-001 版 本：A/0

文件和资料管制程序

编 制：

审 核：

批 准：

2017年4月1日发布 2017年4月1日实施

厦门智迅电子科技有限公司

文件资料管理程序 文件编号 生效日期 ZX-QP-001 2017.4.1 版本 页数 A/0 2/8 修订记录栏 修订次 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 文件版次 A/0 修订页次 修订日期 2017.4.1 修订摘要 新版发布 签章记录栏 修订次 修订 审查1 审查2 核准 文管中心 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 文件资料管理程序 文件编号 生效日期 ZX-QP-001 2017.4.1 版本 页数 A/0 3/8 1.目的：

1.1文件和资料的批准、发布、使用、更改、回收、作废按本程序管制，使各相关单位皆能适时适

地取得最新有效之文件，作为工作之标准，以确保管理系统之有效运作。

2.范围：

2.1本程序适用于公司质量管理体系相关文件的控制，包括外来文件。 3.定义：

3.1受控文件：指管制文件，效用长久、重要性高的文件。其制订、修订、废止、发行、回收、保

存及销毁，都必须依照程序执行并加以管控。如系统文件、程序文件、标准文件、表单、记录、档案等。

3.2系统文件：管理手册。

3.3程序文件：叙述作业目的与范围，并说明如何来执行的制度文件。 3.5标准文件：指各项作业细则、操作规范及作业规程、管理办法等规范文件。 3.5.1图纸：产品、部件、模具等图纸。 3.5.2质量管理工程图等。

3.5.3指导书：包装、检验、内校等各项作业指导书。

3.5.4操作说明书：仪器、机械、设备、器具等各项操作说明书。 3.5.5规定：指事务性质之管理制度文件。

3.5.6规格类：指材料、成品归属代码之规格管理文件。

3.6 非受控文件：只作参考效用，分发当时为最新资料，当变更时无须更新与回收者。 4.权责：

4.1总经理负责批准发布质量手册、程序文件；

4.2管理者代表负责组织编写、评审质量手册及程序文件；

4.3各部门负责与其相关质量管理体系文件的编制、使用、收集、整理、保管和归档；

4.4文管中心设于品质部，由专人负责对公司质量管理体系文件的编码、发放、更改、回收、销毁、

原稿保存、控制等，并对外来政策法规、标准类文件进行统一管理； 5.流程图：

5.1「文件与资料管制流程图」(附件一)。 6.作业流程：

6.1 内部文件的管制范围

6.1.1管制文件：含质量手册、程序文件、标准文件及空白表单等。

文件资料管理程序 文件编号 生效日期 ZX-QP-001 2017.4.1 版本 页数 A/0 4/8 6.1.2一般文件：含公司内/外部行文、联络等。

6.1.3品质记录收集、收发与保存，由各责任部门依相关程序及「记录管制程序」的规定办理。 6.1.4工程技术规格：含图纸、产品规格等、依各权责部门作业规范办理。 6.2 外部文件的管制范围

6.2.1客户提供的原材料购入规范、及其它相关的标准资料。 6.2.2国际和国家相关的法律、法规、标准等。

6.3 文件格式：为求文件格式标准化，管理手册依管理手册书写格式撰写之。程序文件依程序文件

之标准格式制作。表单原则上使用A4规格，但需依实际情形用其它规格。表单用纸一律用白色为原则，表单有二联以上者，除第一联仍用白色外，第二联以上可选用不同颜色以资区别。 6.4 文件的初订、再版、修订、补发、借阅、废止申请：

6.4.1 文件的初订

文件初订申请，由需求单位提议并拟具所需文件，会各相关单位无异议后，呈权责主

管核准，副总经理或管理者代表批准后，依本程序文件之规定办理发行。

6.4.1.1文件审查：文件在审查、核准发行期间，若有任何异议，由原拟案单位作必要之

修订，必要时得召开协调会研商至无异议为止。

6.4.1.2质量手册：由管理代表组织制订，呈副总经理核准后，方可发行。

6.4.1.3程序文件：由各相关部门拟订，经管理者代表审查，呈副总经理核准后，方可发

行。

6.4.1.4标准文件由各制订单位拟订，部门主管审核，管理者代表批准。 6.4.2 文件的修订

管制文件之修订，由提议单位元依实际需要，注明修改原因或图文说明，交原拟案单位

研修，会各相关单位审查无议，呈权责主管核准后，同于文件之初订作业办理发行。

6.4.3 文件的补发

管制文件补发之审查、核准，同于文件之修订作业。使用于新增单位、遗失、损毁之需

求申请。

6.4.4 文件的借阅

管制文件借阅需由借阅人提出借阅申请，经部门主管审批后前往文管人员处借阅，借阅

时需进行登记，并注明归还日期等，由文管人员负责追回。 6.4.5 文件的废止

管理标准文件作废由文件使用部门提出作废申请，经文控部门审核，管理者代表批准后

予以作废，由文控部门统一销毁。文件废止后之原文件编号不可重复使用。

文件资料管理程序 文件编号 生效日期 ZX-QP-001 2017.4.1 版本 页数 A/0 5/8 6.5 文件编号原则

6.5.1管理手册：ZX-MS-2017

ZX表示厦门智迅电子科技有限公司的简码（下同），MS表示管理手册，2017表示 手册制定年份。 6.5.2程序文件：ZX-QP-□□□

QP表示品质程序文件。□□□表示从001开始的流水号。 6.5.3管理规定：ZX-MS-□□□

MS表示管理规定或管理制度等。□□□表示从001开始的流水号。 6.5.4技术标准：ZX-TS-□□□

TS表示技术标准类文件。□□□表示从001开始的流水号。

6.5.5操作规范：ZX-WI-□□□

WI表示操作规范或作业指导书等。□□□表示从001开始的流水号。 6.5.6记录表单：ZX-QR-□□-□□□

QR表示记录表单。□□ 表示部门代码，□□□表示从001开始的流水号。

各部门的代码；业务部用YW表示，生管部用SG表示，制造部用ZZ表示，品管部用PG表

示，研发部用YF表示，管理部用GL表示，采购用CG表示，行政用XZ表示。

6.5.7外来文件：ED-□□-□□□

ED表示外来文件简称。□□代号或其他识别号，如法规（FG）、标准（BZ），□□□表示从

001开始的流水号。

6.6 文件版本管理

6.6.1第一次制订，即原版(初版)第A版表示，整版需修订，即更版，以第B版表示，以此类推。

6.6.2每页版次修订时例如A/O为初版，修订第一次,页版次更为A/1，同页再修订页版次更为

A/2、A/3、....A/10等，以单页为基准。

6.7 文件的发行

6.7.1 经批准之管制文件，应由文管单位登录于“受控文件清单”，根据需要适当复印份数，

并每份首页盖红色「受控文件」章后发行至拟定之分发单位，

6.7.2 各部门在接收文件时需在“文件发放记录表”上署名签收。

6.7.3 如因公司业务需要或其它因素需对外部发文件时，应由相关单位提出申请，经本部门负

责人及体系负责人核准后方可发行， 此时文件可不加盖『受控文件』印章。 6.7.4 外部文件，参考用文件及一般文件，如必要修订发行时，应在版次上作更版重新发行或

收回修改后发行。

文件资料管理程序 文件编号 生效日期 ZX-QP-001 2017.4.1 版本 页数 A/0 6/8 6.8 文件的回收

6.8.1 文件修订及废止时，各文管单位应将逾时无效之文件依分发记录，自使用单位收回，如

作废或过期文件有参考价值时，文管单位应于文件上盖「作废」字样，得由原持有单位留存。

6.8.2 回收之逾期无效文件，应由文管单位统一销毁。有关厂外之逾期无效文件，得由持有者

自行负责处理。

6.8.3 文管单位应对历次版本变更之作废文件加盖「作废」字样予以保存或销毁。

6.8.4 外部文件、暂行文件、参考用文件及一般文件，其旧文件得由原持有单位留存，仅供参

考之用不予回收。

6.9 文件保存

6.9.1 经核准发行之系统文件、程序文件、作业标准及各式表单等之原稿文件，由文管中心登

记于“受控文件清单”进行管理。 6.9.2 品质记录由各责任单位保管。 6.9.3 外部文件由各联系单位保管。

6.9.4 一般文件则依相关程序由责任单位保管。 6.9.5 各类文件之保存年限如下：

6.9.5.1受控文件、图纸、技术资料(续效性)； 6.9.5.2过时失效之受控文件原稿(2年)； 6.9.5.3品质记录依「记录管制程序」办理； 6.9.5.4一般文件依文件性质而定。 6.10 文件的管理

6.10.1 各责任单位于文件之登录、分发、保存与退回，应指派专人负责；

6.10.2 各责任单位应对其单位内执行人员，施以必要的教育训练或解说内容，以使部门员工能

够理解并确实执行；

6.10.3 现场使用的文件应置于作业现场，并保持文件的整洁和完整，不得私自复印文件，以防

误用；

6.10.4 非现场使用之文件应指派专人集中管理；

6.10.5 为使档案内文件易于存取，如必要时可自行编制目录，以易于索引识别； 6.10.6 不得私自转借文件,以防丢失。 7.相关文件

7.1记录管制程序。

文件资料管理程序 文件编号 生效日期 ZX-QP-001 2017.4.1 版本 页数 A/0 7/8

8.相关表单 8.1 受控文件清单 8.2 外来文件清单 8.3 文件分发记录表 8.4 文件修订申请表 8.5 文件作废/销毁记录表 8.6 文件借阅登记表

文件资料管理程序 文件编号 生效日期 ZX-QP-001 2017.4.1 版本 页数 A/0 8/8

附件一： 文件与资料管制流程图表 文件管制 N 初版/再版/修订/补发/借阅/废止 修改 N审核 N核准 编码 分发/收回/销毁/保存 档案管理 文件管制 结束

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