电子商务公司财务管理制度

机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第1页

一、目的

为进一步规范公司成本费用的支出，结合公司实际，制定本办法。

二、适用范围

**电子商务有限公司、**有限公司、****有限公司。（相关公司参照此办法执行）

三、定义

费用开支指公司生产经营过程中的各种资金支付行为。

四、职责

财务部是费用开支的管理部门，对各部门的成本费用项目进行审核、报销、支付以及账务处理。 各业务部门对本部门的费用开支承担管理控制职责。

五、费用预算

5.1费用开支实行预算管理和专项审批相结合的原则。财务部于每月5 日前制定当月资金使用计划，确定当月的费用开支范围、种类及金额，并上报总经理。

5.2各部门应于每月30日前将本部门下月预计要支付的费用，按财务统一表格填报经部门负责人签字确认后提交财务中心，以便及时纳入费用预算。

六、费用开支规定

6.1工资、社保费

工资由人力资源与行政管理中心按核定标准、考勤记录等于每月 12 日前造表经财务部审核后报批，每月 15 日发放上月工资。

社保费按规定标准申报，增减员计划由人力资源与行政管理中心报批后于每月30日前报财务管理中心，财务管理中心进行系统申报操作。社保费由银行于次月25日前代扣代缴。 6.2 办公场所租赁和水电费

办公场所租赁由行政管理部按合同约定时间提前一周申请。水电费、空调费等按单据由人事行政复核后与房租同步的一并申请，有付款时间限期要求的从其规定。 6.3 日常办公费用

日常办公费用指办公用品、办公设备维修、报刊杂志、其他低值易耗品等。办公用品由人事行政部于每月25 日结合部门需求和库存量制定《办公用品申请单》，审批后由采购部门按采购流程办理。 6.4 物料采购费

机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第2页

物料采购费支付按采购管理规定和流程办理，采购部门每月30日前制定采购费用计划，报财务管理中心纳入预算管理。 备注：采购费用计划应包括下月预计发生的零星采购费用、大宗采购费用以及已订立采购合同的约定付款计划。 6.5.1 业务招待费的审批程序 公司业务招待费必须事前报批，根据招待事项，由经办人按公司接待流程及标准填写《接待申请表》或《借款单》（见附表），经部门主管、总经理审批后方可招待。 业务招待所需要的酒水、茶叶等领用的，应由经办人填写《礼品领用申请表》（见附表），经部门主管、总经理审批后交礼品仓库领取。 招待费用报销于15 日或30 日办理，按财务规定附相关单据（招待申请表、发票、点菜单、购物小票等）并注明事由，否则不予报销。 6.7差旅费用 总经理、差旅费用按实报销外，其余人员按以下标准执行。 6.7.1 住宿费标准 人员级别 主管级以上 一般职员 一线城市（北上广深） 400元/间 300元/间 二线城市（省会、旅游城市） 300元/间 200元/间 其 他 地 区 200元/间 150元/间 备注：有报销住宿费时应注明行政职务，否则按其他人员标准 总监、副总级领导因商务需要入住四星以上酒店可按上述标准适当上浮，上浮幅度原则上不超过100%。 多人出差应 2 人一间。随总经理、股东出差并住同一家酒店的，可按实报销。 6.7.2 交通费标准 机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第3页 出差 人员级别 普通职员 总监、总经理 交通工具 火车/汽车 火车/飞机 席别 二等座 一等座、商务座/飞机 备注：如遇购票困难可放宽席别，经总经理批准可以乘坐飞机 市内出行 原则上限公共交通工具，特殊紧急情况可乘坐出租车，并在单据上注明事由、时间和地点。 出差交通费用按实报销。 6.7.3 出差补贴 人员级别 总监级以上 主管、经理 普通职员 天数从出发日至返回日的日历天数计算。餐费报销如因商务接待需要的，可凭票据实报销，但需经总监以上领导同意，并在发票上签字，超过1000元以上应按公司接待流程要求补填《接待申请表》。若当日有报销餐费或餐饮招待费的，该日出差补贴不再计发。 差旅费用应于回司后 5 日内办理报销手续。 6.8交通费用：市内交通费。 员工因公外出发生市内交通费的，按往返公交费用填报，紧急事务无法派车需乘坐出租车的，经各部门负责人批准可以报销，并附上钉钉外出审批截图。交通费用报销时需提供外出记录明细复印件，并注明报销日期。费用报销于每月15日及30日集中办理。 一线城市（北上广深） 二线城市（省会、旅游城市） 200元/天 150元/天 100元/天 150元/天 100元/天 80元/天 其 他 地 区 100元/天 80元/天 60元/天 七、费用审批程序 7.1对外款项支付时，由经办人填写《付款通知书》，员工报销时由本人填写《报销单》。经办人或当事人填报时需按财务相关规定整理并粘贴好单据。 7.2《报销单》（一般用于费用类）审批流程：经办人/当事人申请---部门负责人审核---—财务复核---总经理核准。 机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第4页 7.3 7.3采购货款审批流程： 采购业务员先将付款相关单据上传钉钉进行签批，走完钉钉签批流程后再将《付款通知书》打印出来并附上相关单据（采购申请单复印件、合同复印件、发票原件、入库单采购联、质检报告等）走手签流程。 手签审批流程：经办人/当事人申请---部门负责人审核---—财务复核---总经理核准。 注：月结方式（多项目汇总）的费用支付可无需主管确认； 7.4差旅费、交通费等费用报销时需由人事行政部结合实际考勤及相关规定审核。 7.5相关费用开支集中于月中（15 日）或月末（30 日）办理的，财务部应集中整理报批单据，于每月 10 日或 20 日报总经理核准支付。 八、借款与备用金 8.1借款指因工作需要发生的临时性预先借支，包括：差旅费借款、招待费借款、临时采购借款、店铺临时刷单、其他临时性借款。 刷单需按实际情况填写如下表 刷单登记表 日期 8.2借款人填写《借款单》，借款单注明借款事由并附相关《出差申请单》或《接待申请表》等单据，经主管确认、财务经理审核，总经理审批。 8.3差旅费借支人应于出差回司后5日内办理报销或冲销手续，其他借款应于当月或不超过一个月内报账冲销，否则财务中心有权在下月借款人工资中直接进行核减。 8.5备用金管理：需预支备用金的，备用金金额应不超过当事人月工资额。备用金审批程序同借款申请，注明为备用金。当事人调动工作岗位或离职，必须提前与财务中心核销备用金，否则财务中心直接在当事人工资中核减。 用户名 订单号 旺旺ID 刷单金额 返款账号 收款人 收货地址 机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第5页

九、附表

9.1《付款通知书》 9.2《报销单》 9.3《借款单》 9.4《差旅费报销单》 9.5《礼品领用申请表》 9.6《出差款项支出申请表》 9.7《接待申请表》

付款通知书 BZDZ-BX-001

年 月 日 收款单位 项目名称 金额 收款开户行 付款用途 项目主管 财务主管 复核 核准 项目编号 (大写） （小写） 帐号 质检主管 部门主管 审核 总经理批准 支付方式 付款期限

会计： 出纳： 经办人：

报销单 BZDZ-BX-002

年 月 日 姓名 部门 项目名称 项目编号 金额 报 销 项 目

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预支备用金 审核 核准 缴回现金 财务主管 总经理批准 报销人 部门主管 复核 以上单据共 张 总金额 （大写）： 万 仟 佰 元 角 分 项目支出金额累计：￥ 会计： 出纳： 经办人：

借款单 BZDZ-BX-003

现金 支票 年 月 日

借款人 项目名称 借款事由 现金借款金额 财务主管 复核 核准 部门 职务 项目编号 口维护 口市场 口施工 合同金额 口调研 项目支出口其他 余额 （大写） ￥ 经手人 实批借款金额 审核 总经理批准 财务主管 会计 出纳

差旅费报销单 BZDZ-BX-004

年 月 日

部门 出差人 车船费 职务 住宿费 张数 金额 天数 张数 出差天数 其他费用 金额 张数 金额 日 差旅补贴 天数 金额 出差事由 起 月 日 时 地点 止 月 日 时 地点 机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第7页

合计 天 张 单据 张 总金额￥ 预支备用金 未领取会议补贴 总金额（大写） 万 仟 佰 拾 元 角 分 应缴回金额 财务主管 附会议单位证明 部门主管 核准 批准 复核 审核 会计 ： 出纳： 经办人：

公司招待礼品领用申请表 BZDZ-BX-005

日期 ： 年 月 日

申请人 礼品名称及规格 部门 领用数量 招 待 标 准 中心负责人 总经理 招待事由及对象 部门经理 复核 其他备注

差旅款项支出申请表

文件编号： BZDZ-BX-006

日期 年 月 日 借款人 机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第8页

借款所属费用类别 项目名称（无项目则不填）： 同行人数 任务或事由描述： 出差的计划（此项由出差人员填写）： 同行人姓名 √□差旅费 √□公关招待费 □备用金 □业务拓展费 √□其他费用 目的地 合计天数 交通工具 交通费用： 住宿费用： 业务招待费： 其他（礼品） 住宿地点 借款总计： 天数 开始日期 结束日期 □飞机 □火车 □汽车 □其他 住宿天数 费用（元/天） 合计 附注：借款人员根据自己借款的性质选择填写。

核准： 财务审核： 部门审核：

接待申请表 BZDZ-BX-007

年 月 日

机密等级： 版本/修订数：A/1 文件编号：HR-002 第9页

申请部门 申请人 申请业务招待事由、目的： 招待对象（职位、姓名、人数）： 公司陪同人员（职位、姓名、 人数）： 招待形式（礼品/招待餐）： 招待地点：

预算资金：

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