智慧记使用说明

新手必读，三分钟掌握智慧记！

新手初用智慧记，建议按如下步骤操作，三步即可掌握智慧记要点。

总括 先掌握智慧记所有功能及每个功能的用处：

第一步 盘点基础数据，只整理有遗留数据的资料：

1、盘点货品，把有库存的建立货品资料，并把当前库存数量填到\盘点数量\ 当前没有库存的货品不需要建资料:

2、盘点客户，把有欠款的建立客户资料，并把当前的欠款填到\初始应收款\ 当前没有欠款的客户不需要建资料；

3、盘点供应商，把有欠款的建立供应商资料，并把供应商之前的欠款到\初始应付款\ 当前没有欠款的供应商不需要建资料；

4、收支项目，若需要管其它收支（如：水电费、管理费等），则建收支项目资料

第二步 录入日常单据，且不存在的资料可直接创建：

1、购进货品时，录进货单，直接输供应商名称、货品名称与单位，保存时如下处理: A、若供应商名称还不存在则建一条新供应商资料，若本单欠款则同时写入

新供应商资料中；若供应商名称已存在，若本单欠款则累计到此供应商资料。 B、若货品名称还不存在则建一条新货品资料，进货价与数量同时写入新货品中; 若货品名称已存在，进货价回写到此货品资料，进货数量累加到此货品资料。

2、销售货品时，录销售单，直接输客户名称、货品名称与单位，保存时如下处理： A、若客户名称还不存在则建一条新客户资料，若本单欠款则同时写入新客户中; 若客户名称已存在，若本单欠款则累加到此客户资料。

B、销售单为“零售”类型：若货品名称还不存在则建一条新货品资料， 零售价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名称已存在

且零售价为0或空，零售价回写到此货品资料，数量的负数累加到此货品资料. C、销售单为“批发”类型：若货品名称还不存在则建一条新货品资料， 批发价与销售数量的负数同时写入新的货品资料中；若货品名称已存在

且批发价为0或空，批发价回写到此货品资料，数量的负数累加到此货品资料.

3、建立销售单与进货单时，数量为负数表示退货；

第三步 查看报表，同时可以收款、付款、收支登记；

1、库存账本：查看每一货品库存情况,由销售单与进货单录数据,货品库存自动增减,

此报表只可查看；

2、应收账本：查看每一客户欠款情况,通过销售单录数据,欠款自动累计到此报表, 客户还款时通过“收款登记”录入，应收款自动冲减；

3、应付账本：查看每一供应商欠款情况,通过进货单录数据,欠款自动累计到此报表, 如果还供应商货款时通过“付款登记”录入，应付款自动冲减；

4、收支账本：查看整个店铺资金状态,通过销售单、进货单、收款、付款录数据, 结余自动计算;如果需要管理其它收支（如：水电费、管理费等）, 则通过”收支登记“录入，收支自动增减；

新建销售单

新建销售单主要步骤：

1、 选择单据类型->录入客户->录入货品->录入数量->录入单价->保存并新增；

2、 销售单分“批发”与“零售”两种类型，不同的类型，单据中的“单价”字段取数会不同；

3、 在“客户”后面的空白字段中录入客户名称，对已存在的客户，系统自动过滤出来供选择，不存在的客户，保存单据会自动创建一条客户资料，即客户资料无需初始化；

4、 在“品名规格”下面的空白字段中录入输入货品的品名规格，对已存在的货品，系统自动过滤供选择，

不存在货品，保存单据会自动创建一条货品资料，即货品资料无需初始化；

5、 “品名规格”中如果是货品资料已存在的货品，则计量单位自动带出，且不可再修改；“品名规格”中如果是货品资料不存在的货品，则计量单位可直接填写；

6、 单据中的数量及单价字段分以下几种情况处理：

A、 编辑单据时如果品名规格为新增的货品，则数量默认为1、单价默认为0，都可手工修改，如果数量修改为负数，则表示销售退货；

B、 编辑单据时如果品名规格为选择的已存在货品，数量默认为1，单价会自动带出： 如果单据类型是“批发”，则优先带出客户价，不存在时则带出货品资料的批发价； 如果单据类型是“零售”，则选择已存在货品时自动带出货品的零售价； C、 保存单据时进行价格回填：

如果单据类型是“零售”且货品资料零售价为空或零，将单据中的单价回填到货品资料的“零售价”中；

如果单据类型是“批发”，系统会按客户与货品更新客户价；

7、 金额自动等于数量乘以单价，金额合计自动等于金额之和，二者都不能修改；

8、 单据类型为“零售”的销售单，本次收款自动等于金额合计；单据类型为“批发”的销售单，本次收款默认0；可以修改；单据保存时，如果（金额合计-本次收款）绝对值大于0，保存时差额自动增加客户的应收账款。

9、 打印时，系统会自动保存当前数据再打印单据；

库存账本

1、 设置查找条件：

A. 货品类别与品名规格如果空表示查找全部货品，若非空则对货品类别与品名规格模糊查询; B. 查找条件中，查找日期范围可以选今日、本周、本月、本年和自定义; 2、查找条件设置后，点“统计”按条件把查找结果显示在上面列表中; 3、每一货品显示一行数据，数据来源：

A.期初结存数量、金额表示起始日期之前结余的货品数量和成本金额; B.日常进货数量、金额表示查询日期范围的进货数量和成本金额总和; C.日常出货数量、金额表示查询日期范围的销售数量和成本金额总和; D.期末结存=期初结存+日常进货-日常出货;

4、打印是指把查找出的数据清单打印出来;

5、图表模式指查询出的期末结存金额除了通过表格查看，也可以通过图表查看，界面如下：

新增进货单

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