明代档案管理制度研究(3)

勘合制度是明代的公文存根制度，“作为一项技术性制度而言，就是指将两半文书合在一起，通过对其印识、字号与内容的比较、勘验，以辨别真伪、防止欺诈”[39]，并借以稽核诸司政务。勘合制度使得明代的公文管理相当严谨和规范。明代规定：“每岁布政司，府州县吏诣户部核钱粮、军需诸事。”[40]如果户部审出问题，因路途遥远，上计官：“预持空印文书，遇部驳即改，以为常。”朱元璋为了进一步规范文书制度，在洪武十五年设置了半印勘合制度。半印勘合制度，包括上行和下行文书的半印勘合，“其制，以簿册空纸之半，而编字号，用内府关防印识之，右之半在册，左半纸册付天下布政使间，都指挥使司及提刑按察使司、直隶府、州、卫、所收入，半印纸藏于内府。凡五军都督府、六部、都察院有文移，则于内府领纸，填书所行之事，以下所司。所司以册合其字号，印文相同，则行之，谓之半印勘合，以防欺弊。”[41]之后，勘合制度的确在部门之间得到了很好的贯彻。《大明会典》卷二百十二《关防公文勘合》载：“本司置立出入文簿，令各房令典分掌。凡内外衙门公文到司，必须辨验允当，随即于簿内编号，注写某衙门行某处，为某事，公文用日，照之记勘合。”[42]如果事后在照刷磨勘中发现有官衙不凭勘合或擅自接受无勘合的文书，以及私自行文等不法现象，那么对其主官和文书部门的责任人都要处极刑。

(九)完善公文的照刷磨勘制度

明代的照刷磨勘权掌握在都察院御史和各地按察司，两京的文卷照刷磨勘由十三道守道监察御史负责；地方则有巡按御史与按察司掌握。照刷的范围是非常广泛的，大则钱粮收支、词讼判断、文移真伪，小则文义差错、文字涂改、行文违式等。明代公务文牍办理的时限大致小事五日，中事十日，大事二十日，规定于限内完结。监察部门每年对各级机关公文照刷一次。届时各衙门要先行立卷，

清理页数，编排序号，开列点检单目与官吏。文卷照刷后，则根据相应的情况批以相应的标识：“卷内事无违枉，俱已完结，则批以‘照过’；若事已施行，别无违枉，未可完结，则批以‘通照’；若事已行，可完而不完，则批以‘稽迟’；若事已行已完，虽有违枉，而无规避，则批以‘失错’；若事当行不行，当举不举，有所规避，如钱粮不追，人赃不照之类，则批以‘埋没’。”[43]对于照刷过程中发现的各种错误，当事人都要受到相应的处罚，《大明律》规定：“凡照刷有司有印信衙门文卷，迟一宗、二宗，吏典笞一十；三宗至五宗，笞二十；每五宗加一等，罪止笞四十。府州县首领官及仓库、物场、局所、河泊等官，各减一等。失错及漏报一宗，吏典笞二十；二宗、三宗，笞三十；每三宗加一等，罪之笞五十。府州县首领及仓库、务场、局所、河泊等官，各减一等。其府州县正官、巡检，一宗至五宗，罚俸钱一十日，每五宗加一等，罚止一月。若钱粮埋没、刑名违枉等事，有规避者，各从重论。”[44]

对于照刷发现错误的文卷除了要严惩当事人外，还要责成他们对所出现错误的文卷进行相应的处理，在一季之后，监察御史、提刑按察司等会对这些问卷再次进行检查，这就是磨勘。对于那些磨勘中依然没有改过的或者受财枉法、规避瞒填者要治以重罪。凡磨勘出各衙门未完成文卷，曾经监察御史、提刑按察司照刷驳问迟错，经隔一季之后，“钱粮不行追徵足备者，提调官吏，以未足之数十分为率，一分笞五十，每一分加一等，罪止杖一百。刑名造作等事，可完而不完、应改正而不改正者，笞四十，每一月加一等，罪止杖八十。受财者，计赃以枉法从重论。若有隐漏不报磨勘者，一宗笞四百，每一宗加一等，罪止杖八十。事干钱粮者，一宗杖八十，每一宗加一等，罪止杖一百。有所规避者从重论。若官吏闻知事发，旋补文案，一避迟错者，钱粮计所增数，以虚出通阙论。刑名等事，以增减官文书论。同僚若本管上司，知而不举及符同作弊者，同罪。不知情者及不同署文案者，不坐。”[45]

二、归档管理阶段的档案管理制度

(一)自始至终重视归档制度

重视对历史档案的收集。明代档案工作在中国档案史上占有重要的地位，这与太祖朱元璋对档案的重视是分不开的。朱元璋对元朝档案的收集是十分重视的，在起义过程中不断命令部下注意收集元王朝档案材料[46]；同时也鼓励元朝将领携带档案图籍前来投降。“元顺帝至正二十六年(公元1366年)徐达、常遇春攻淮安时，张士诚守将梅思祖就曾献出淮安的各种档案。此外，如元登州将董卓、辽东守将刘益都曾在投降前交出所辖地区的地图、簿籍等档案，朱元璋为此任命刘益继续在辽东担任官职。元至正二十七年，元杭州守将谢五携带大批有土地、人口、兵马、钱粮等档案来降。”[47]对于元朝中央机关的档案，明代统治者更是十分注重。“洪武元年，明军攻下大都时，朱元璋特诏命率军进攻的将领徐达、常遇春等把元朝‘秘书监、国子监、太史院典籍’，‘及天文仪象，地理户口版籍、应用典故文字’等收集起来，并诏令‘其惑迷失散在军民之间者，许赴官送纳’。洪武三年，朱元璋派李文忠率领大军到沙漠追捕元顺帝后代，缴获很多档案送京报捷。这都说明朱元璋对元朝档案的重视。”[48]所以这些档案对于朱元璋取得军事上的胜利，巩固明初时期的社会秩序，恢复和发展经济，建立各种制度等方面起了十分重要的作用。

重视对本朝档案的归档，明代还非常重视对档案的归档管理。洪武初年，御制“授职到任须知”规定，凡新官上任必须认真点查文卷，“先任首领官、六房吏典限十日以里，将各房承管应有事务，逐一攒造文册，从实开报。如有隐漏不实、及故不依式、繁文紊乱、并十日以裏迁延不报者、该吏各以违制律论罪。有

所规避、从重论”[49]。各衙门吏典考满替代者，也须明立案验，将原官文卷交付接管之人，违者杖八十。”[50]这些措施，主要目的虽然是为了考核官吏，整顿税务，但在客观上对加强各级官府，尤其是地方机关档案册籍的管理，也是一个巨大的推动。

洪武二十三年，又榜文峻令，并命所在布政司、都司如式备榜刊文，“红牌专字悬于公座之上，朝夕目击，所在咸知，毋违是令”。上刊圣旨曰：“今后敢有簿书不清，卷宗不明??前后错乱，字样差讹，杖一百还役；若弃毁讹谬内务贴黄、户口黄册及弃毁钱粮、刑名、造作、孳牧草、供给军需军饷者，斩，家迁化外。”[51]榜文后开列十五起因不遵守档案保管制度而犯罪受罚的案例。

(二)高度重视档案的保管制度

由于档案是在统治阶级政务活动中形成的，与封建政治军事、国计民生有着重要关系。从西周开始，统治阶级一直把档案视为机密，藏于“石室金匮”之中，并以国家法令加以保护，明代亦不例外。如明代收藏内阁档案典籍的文渊阁库房：“深严禁密，百官莫敢望焉，吏人无敢至其地，阁中趋侍使令，惟厨役耳，防漏泄也。”[52]

档案保管的相关规定。明太祖朱元璋也重视以石室金匮保存档案。《明太祖洪武实录》卷七十七记载，“今起居注纪余纪事藏之金匮，是为实录。其台省府宜各置铜匮，歙录簿，以备稽考”。为了确保文书档案的保存安全，明代除了建造大量的档案馆库外，还制定了一系列法律规定予以防范。《大明律》规定：“凡弃毁制书，及起马御宝圣旨，起船符验，各衙门印信，及夜巡铜牌者斩。若弃毁官文书者，杖一百，有所规避者从重论??凡遗失制书、圣旨、符验、印信、巡

牌者，杖九十，徒二年半；若官文书，杖七十。”[53]“官员遗失制书者，革职，若毁失御书宸翰者，照监守不慎例，降一级调用，再罚俸一年。”明统治者还经常“遣科道四出，勾查故案牍”。“凡缺少者，浥烂者，悉罚赔补。”

独具特色的档案库房。明代非常重视档案库房的修建，无论是档案库房的数量，还是档案库房的修建水平，都超越了前代。洪武廿四年，朱元璋明令“置天下诸司架阁库，以庋案牍，仍设吏掌之。”[54]洪武廿九年“置五军都督府照磨所”[55]，以掌文牍。作为全国性档案保管场所，明代中央政府所属档案库房规模大，建筑设施精良。明代中央政府所属档案库房主要有两个，即黄册库和皇史宬。

(三)建立涵盖全国的架阁库制度

明朝在非常重视对档案机构的建设，州县以上各级衙门普遍设置了架阁库，建立了全国性的档案工作机构。架阁库内，通常建有收藏户籍赋役档案的副本的专库，不仅实现了户籍赋役档案正本与副本的分藏，同时也将副本与其他案牍“分庋以区，便检阅也。”[56]

架阁库的设置。洪武二十四年八月，朱元璋曾下令“置天下诸司架阁库以庋案牍，仍设吏掌之”[57]。此后，五府、六部、都察院、通政司、大理寺等以及地方州县相继置架阁库以庋案牍。据《古今图书集成·考工部》统计，明朝有架阁库200余处，形成了全国性的架阁库管理网络，保存从中央到地方各衙门在进行公务活动中产生的文书和档案。架阁库贮藏的籍账案牍，也就成为官员施政的重要依据。

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