（1）灵活简便。
（2）种类多，使用的频率高。
（3）具有公文的法定效用。
2、函的结构函的结构包括：
（1）标题通常要求写明发文机关、内容与文种，如：《××××关于联系临时借房问题的函》。如属回复问题的函，则多在“函”字前加“复”字。如《关于建设单位为动迁户建房问题的复函》。
（2）主送机关即对函负办理或答复责任的机关。除普发性的函以外，一般要求一个主送机关。
（3）正文需写明下述三部分内容：
①制发函的根据与理由。如“根据国务院国发[19××]×××号文件关于凡新建（包括统建和自建）、扩建宿舍，都应把必须的生活服务设施包括进去，商业服务网点应占新建扩建面积的7%左右的规定，请你局……。”
②商洽或询问（答复）以及请求批准的具体事项。要求中心明确、内容具体、方便对方办理或答复。
③结尾通常适宜使用致意性的词语，如“致以敬礼”、“谨致谢忱”、或以“特此函告”、“特此申请”、“为盼”、“为荷”等专用语结束上文。
3、函的写作要求
（1）以简要的文字，将需要商洽、询问（答复）、申请、知照的事项（问题）明确、具体地交待清楚。
（2）用语谦和，讲究分寸函，应用于平行机关之间相互协商，配合与互通信息。因此，用语要讲究礼节，不使用告诫、命令性的词语，语气应委婉得体。涉外公函或不相隶属机关之间的公函，必要时还要使用尊称与致意性词语。但是公函与私人信件有严格的区别，机关之间的诚恳致意是必要的，但不要形成客套；尊重对方是应当的，但不可过分，形成恭维奉迎。用语应当适度，掌握分寸。
（3）函主要用于说明有关事项与提出要求。
（4）函是正式公文的文种，必须行文郑重必须具备正式公文的规范格式，使用印有发文机关名称的信纸，拟定标题，编制发文字号，结构要求完整。
4、函的分类与各类函的撰写要点
（1）商洽公务的函这种函，应当在正文中首先写明制发函的根据和理由，即说明来函的意图，而后陈述需要商洽的具体事项，要求观点明确、意见具体、词语得体、清楚，方便对方理解与答复。在下文的结尾处可以提出予以复函或予以尽快办理的具体要求，如“上述要求，请予答复”或“烦请尽快函复为盼”、“请予大力协助为盼。”
（2）询问与答复问题的函询问问题的函，亦称问函，要求集中询问一个问题，方便对方尽快答复。所询问的内容应属本机关职责范围内应当予以解决或回答的但又确实无据可查难以回答（解决）的问题。不要把本属自己可以解决（回答）的问题不经认真调查或思考随意加给对方，徒增对方的负担。复函，要求针对来函内容给予确切答复，首先应表明是否同意的明确意见，然后说明理由，或提出具体的处理办法，切忌发表无针对性的空说议论。要求用语准确、对策明确可行。结尾处，可以写“特此复函”或“此复”。
（3）请求批准的函请求批准的函，主要用于向平行或不相隶属的主管机关请求批准有关经费、物资、人员编制、机构设置、调配干部、税收、营业执照、招生、专业增减等事项。属于平行文。撰写这种公文，要求理由充分，请求批准的事项明确清楚；一事一文，即一份公函集中请求批准一件事情；用语应简明得体，力求争得对方的支持。在结尾还应进一步明确行文目的。表明“请予批准”、“请予回复”或“请予协调解决”的具体要求。
四、通知
1、通知的概念
通知是用于批下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部和一种公文。
2、通知和特点
（1）适用范围的广泛性。在所有的公文中，通知的适用范围最为广泛，上至高层机关，下至基层单位；大到全国范围内重大安排，小至一个单位内部告知一般事项，都可以用通知行文。
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