城建档案管理人员对工程档案业务指导的体会(2)

　　（三）工程完工后的专项验收时的业务指导

　　我市实行建设工程档案专项验收制度，由业务人员进行竣工验收前的业务指导，档案验收申请通过后方可组织竣工验收，这其实是为了避免在建设工程竣工验收时工程档案验收走过场的现象。

　　对工程档案的要求是多方面的，最明确的要求是，它既要满足工程质量监督部门的要求，又要符合城建档案部门的要求。本着为建设方、施工、监理方着想，提高效率，允许施工单位、监理单位向城建档案馆提交审核他们自己形成的工程资料，出于不同施工单位、监理单位不同资料员之手的资料，由于认识与操作的差异，所产生的资料或多或少存在不足，难免有需要补办的，需要更改的，这就要及时提出整改意见。建设方的资料涉及很多部门，有些资料往往不能及时移交，不完整的现象也时时发生，这就需要督促其去补齐。

　　在档案专项验收工作中，建设单位形成的资料主要是看各项手续的办理是否齐备，具备竣工验收条件；施工文件我们采取“三性”的要求，对其进行验收。主要针对施工文件内容的“三性”要求即“完整性、准确性、真实性”来审核。如：进行签字人员的笔迹核对，抽检竣工图上的设计变更标注是否到位、抽检施工资料土建资料核查表的资料份数填写是否与安装分部资料核查表一致、原材料检测复试报告是否齐全等等；监理文件我们着重抽查监理文件形成是否与工程量一致，监理通知单是否回复到位，监理月报内容填写是否齐全完整与形成资料是否对应等等。

　　（四）建设工程档案接收时的审核

　　由指导产生，收集形成了好的工程资料，不一定是好的工程档案，就象有好的钢筋、水泥，没有好的施工水平一样造不出好房子。从工程资料转化为工程档案的过程中，一是要求建设、施工、监理单位负责人员规范操作，二是要及时指导、检查与监督。只有严格地按国标《建设工程文件归档整理规范》执行，对其整理上审核是否达到“两化”即规范化、标准化。如：案卷封面内容填写是否规范，卷内目录的各项内容填写是否与后面的文件页次一致，卷内备考表的内容是否完整、齐全等。

　　三、城建档案业务指导的性质

　　执法主体合法、适用法律内容合法、处理程序合法是构成合法执法的三大要件。具体行使城建档案管理执法的单位是事业性质，必须经建设行政主管部门委托，由政府法制管理部门办理执法证。这样城建档案管理部门及其工作人员才具备了合格的管理执法资格。

　　城建档案管理部门业务指导具有这样的性质：城建档案的业务指导既是一种档案行政管理、执法监督的职能活动，也是一项专业技术性活动，属档案工作的专业业务指导的范畴。

　　四、城建档案业务指导的必要性

　　工程档案是城建档案的一个重要组成部分，也是城建档案馆进馆最多的档案，它的质量好坏，直接反映了我们城建档案工作的好坏，从永久保存和利用这个角度出发，其意义重大且深远。为此，城建档案管理人员在业务指导中一定要按法规办事，才具备了条件，把好建设工程档案的质量关。在工程竣工验收时，在竣工验收时，凡竣工档案不符合要求或缺失档案的，城建档案管理人员应依据《建设工程质量管理条例》等法规规定，实行一票否决，工程不予验收或不得评优。

　　完整、准确、系统的城建档案是搞好城市规划、加强管理、提高城市抗灾能力、保障城市人民正常生活的重要科学依据。若没有保存完整、齐全的城建档案，特别是地下管网资料未与现状保持一致，就极易发生事故，甚至酿成重大的经济损失。这就要求城建档案工作者必须以认真，负责态度投入其中，使档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用六个环节一一到位。城建档案形成单位广泛、内容繁多，这也决定了城建档案业务指导职能的必要性和重要性。

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