公司内部常用公文基础知识培训资料

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请 示

一、概述

（一）请示的性质和作用

请示是向上级机关请求批示或批准的一种上行公文。凡本机关无权决定、无力解决或按照规定必须由上级主管部门审核、批准后方可办理的事项，都需要向上级请示。属于下列情况必须写请示：

1.主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

2.对现行方针、政策、法令、规章、制度不甚了解，需要上级明确答复才能办理的事项。

3.工作中发生了新情况，又无章可循，需要上级明确指示才能办理的事项。

4.因情况特殊难以执行现行规定，需要上级重新指示才能办理的事项。

5.因意见分歧而无法统一，难以工作，需要上级裁决才能办理的事项。

6.事关重大，为防止工作失误，需请示上级审核的事项。

（二）请示的特点

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1.呈批性

使用请示的目的，是下级机关对本机关无权决定、无力解决而又必须解决的事项向上级机关反映或提出建议，请求上级批示或批准；上级机关应及时、有针对性地给予批复。

2.超前性

请示必须在办理有关事项之前进行，切不可先斩后奏。 3.唯一性

一件请示只能就某一个方面或某一件事项请求上级作出指示或批准。如果请示的是几件事，则必须是与同一问题密切相关的几个方面，即必须是上级机关能给予一次性批复或解决的。同时，一个请示只能主送一个主管的上级机关，不得多头请示。

4.隶属性

即下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有隶属关系的直接主管上级机关才有批复的资格和权力。

5.紧迫性

因为所请示的问题一般都是急需办理和解决的，所以对办理请示的时间要求很强，既要求下级机关及时就有关问题向上级请示，也要求上级机关及时批复。

二、请示的写作

请示的基本结构分标题、主送机关、正文三个部分。

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（一）标题

请示的标题多用完整的标题，由发文机关、事由和文种组成，如《×××关于×××的请示》；也有的请示标题略去发文机关，但只要标题文字不是很长，一般不提倡略去发文机关。事由在任何情况下都不能省略，事由要注意抓住请示事项的突出特征，提示出正文的主旨，使上级机关一看标题就明了请示的目的。在表述事由时，一般只宜使用一个动词，且不能与文种词语重复。如《关于请求批准购买×××的请示》，“请求批准”两个动词多余，且与文种“请示”语义重复，应删去。

(二)主送机关

指有权接受请示的一级机关。只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。受双重领导的机关向上级机关请示应写明主送和抄送机关，由主送机关负责答复。

（三）正文

请示的正文一般由请示缘由、请示事项和结束语三部分组成。

1.请示缘由

请示缘由是全文的导语，应开门见山，直接写明请示什么问题、为什么要请示。文字要力求简洁，具体表达方式一般是叙议结合，可根据请示内容，灵活安排，在叙述情况时，

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应紧紧围绕所要请示的问题，把有关的历史或现实情况、政策规定等一一写清楚。在分析议论时，应各情况紧密结合，做到言简意赅，不讲空头大道理。总之，这部分不仅要提供事实和理论政策方面的依据，同时也要让上级更加清楚地掌握情况，引起重视，促使上级及时地给予批复，使问题早日得到解决。

2.请示事项

这是全文的重点，任何一项请示，在向上级说明缘由之后，都必须向上级提出自己对解决问题的态度或意见。有时还可以提出几种意见，分别写出利弊，供上级筛选。但必须写明请求上级给予批示或批准的具体事项，并说明理由。撰写这一部分必须注意两点：一是要符合国家的法律、法规，符合党和政府的方针、政策；二是要符合实际，切实可行。

3.结束语

结束语一般另起一行，以请求语作结，如“以上当否（妥否），请示批示（批复）”、“特此请示，请批复”。结束语要注意语气谦恭，符合文种性质。不要用“以上请示，请尽快批复”或“请速审批”这类催促上级的口气。

三、范文与病例评析 （一）范文与评析 1.范文

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×××区×××小学 关于增拨教学设备款的请示

××区教委：

在新的世纪里，为贯彻党和国家全面推进素质教育的精神，落实小平同志“学习计算机，要从娃娃起”的指示，改变学校计算机设备严惩不足且落后的现状。我校拟于今年下半年新建微机室一个，配备586计算机60台，加上服务器、空调及其它网络设备，预计约需资金40万无。为此特恳请上级给我校增拨30万元教学设备专用费，资金不足部分由我校自筹解决。

妥否，请批复。

×××区×××小学 二○○一年五月十六日

2.评析

这是一篇向上级寻求财力帮助的请示。文中请示理由充足，依据有力，请示事项明确、具体，且实事求是。由于请示内容单一，行文时采用篇段合一式显得紧凑、得体。全文简短，用语贴切。

（二）病例与评析 1.病例

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关于要求解决我县发展珍珠生产资金的请示

省人民政府：

近三年来，我县珍珠产量排徊，究其原因，主要是资金投入不足。199×年×月，我们请有关部门和专家，对我县珍珠生产问题进行了调查研究，提出了可行性研究报告（见附件）。199×年，计划植株×××万只，育珠×××亩，按历年平均亩产珍珠×××公斤计，可产×××公斤珍珠。总投资需要×××万元。

我县在财力非常紧张的情况下，决心千方百计筹措×××万元，尚差×××万元，恳请省人民政府给予解决。

以上请示，望速审批。

附：《×××县珍珠生产可行性研究报告》

×××县人民政府 一九××年×月×日

2.评析

（1）标题用语不当。请示标题一般不提倡省略发文机关；“要求”和请示语义重复，不宜同时写进一个标题；请示中不宜使用“要求解决”的语气。标题改为“×××县人民政府关于发展珍珠生产所需资金的请示”为宜。

（2）请示缘由不清。为什么要扩大生产规模？产品的

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市场前景如何？经济效益如何？均没有交待。

（3）请示事项不清。“恳请省人民政府给予解决”，是解决贷款问题还是拨款？是解决县里“决心千方百计筹措×××万元”中存在的问题，还是“尚差”的×××万元？

（4）结束用语不妥。“望速审批”有催促上级的意思，显得不够礼貌。应该用“当否，请批复”之类的结束语。

四、请示写作中的注意事项 （一）不要多头请示

一个请示事项，一般不要同时请示两个以上的领导机关或主管部门。如果多头请示，容易出现相推诿的情况，反而延误请示的批复。如果几个上级机关意见不一致，下级机关反而无所适从，左右为难。受双重领导的单位，也不要多头报送“请示”，应根据具体情况，主送一个上级机关，抄送另一个上级机关，有些特殊的涉及几个部门的事项，亦可同,理由几个部门分别向上级请示。

（二）不要越级请示

除非常特殊的情况外一般不越级请示。上级机关解决不了的问题，应由上级机关向再上一级机关请示，如越级请示，上级机关不便处理。不论什么内容的请示，不能同时下发或抄送给下级机关或平等机关。

（三）不要事后请示

请示必须事前进行，决不能先斩后奏或边请示边办理。

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（四）不要事事请示

在自己职权范围内可以解决的问题，要大胆决断，以减少公文旅行，减轻上级负担。

（五）不要向领导个人请示

下级在请示中要求上级解决的问题，上级机关一般都要通过集体讨论，或经几位领导阅批才能决定。故请示的抬头不能写成“市委并×××书记”，或“×××书记并市委”。

（六）不要一文多事

一个请示件只能写一个问题，不要把几个性质不同的问题同时写在一个请示件中，以免上级机关不好办批而贻误工作。

（七）不要请示、报告混用

把请示写成请示性报告或报告都不对，如写成请示报告或报告文种，上级主管部门有理由不按请示件批办。

报 告

一、概述

（一）报告的性质和作用

报告是向上级机关报汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问或要求的一种陈述性上行公文。其主要作用是报告工作、传播经验、提供信息、辅助决策、反馈结果、凭证备

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查。

（二）报告的种类

按照报告的内容，可分为工作报告、情况报告、检查报告、答复报告、送文送物报告。

按照报告内容的含量，可分为综合报告和专题报告。 1.综合报告

这是全面反映一定时期本单位各个方面工作的综合性报告，其涉及面广，内容含量大。综合报告不是综合性的工作总结，二者的区别在于：前者主要是具体表述工作情况，不过多地作经验上的提炼和理论性的阐述；而后者则着重要求总结出经验、体会，找出问题对工作情况多作概述，一般不逐个方面地具体表述情况。

2.专题报告

专题报告即对某一方面的工作或某一重点工作，以专题内容写成书面材料向上级作出反映的报告，其涉及面窄，内容含量小。除工作报告可分为综合性工作报告和专题性工作报告外，情况报告、检查报告、答复报告、送文送物报告，按照一事一报的原则，都可归入专题报告。

（三）报告的特征 1.陈述性

报告主要是采用叙述手法直陈其事，一般不展开推理论证，不要求上级机关答复，不使用祈使、请求笔法和语气。

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2.汇报性

报告都是下级机关向上级机关或业务主管部门汇报工作，反映情况、答复上级机关的询问的上行文，是下级机关及时得到上级机关领导和指导的重要途径。

二、报告的写作

报告的基本结构包括标题、正文和结尾。 （一）标题

报告的标题可根据需要省略发文机关，事由和文种是不能省略的。报告的标题通常由事由和文种组成，即《关于××××××的报告》。报告的标题容易出毛病的是事由。有的报告标题乱而长，内容不集中，中心不突出。例如某单位给上级的一份报告《关于××××共建文明单位和开展爱国卫生运动情况的报告》把“共建文明单位”和“爱国卫生运动”两种不同性质的事项写在一个标题当中。又如一份报告的标题《××××人民政府关于认真贯彻落实××××政发(××)××号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》，这个标题长达60多个字，冗长、罗嗦，不够明确。这个标题可改为《××××人民政府关于抗旱播种保苗的情况报告》。

（二）正文

报告的正文一般由报告起因、报告内容两部分组成。不同类型的报告有不同的写法。

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1.工作报告

这是向上级机关汇报本机关有关工作时写的报告，可分为综合性工作报告、专题性工作报告和例行报告。

综合性工作报告的内容包括多方面工作的进展情况、成绩、经验教训、存在的问题以及今后的工作意见等。其结构形式主要有两种：

（1）单项分类。在报告开头，简要介绍发文背景、缘由或概述工作情况。然后，将所要汇报的各方面工作情况，逐项具体汇报，一项工作就是一个部分，包括这项工作的进展、成绩、问题、今后工作意见等。这种结构方式使各项工作的表述清楚明白，突出重点、处臵详略比较容易，但不易反映总体面貌，各部分之间出现交叉重复。

（2）综合分类。将全部工作综合后，分成情况概述、成绩、问题或困难、今后工作意见几部分来写。这种结构方式便于读者统观全局，逻辑性强，但需要有较高的综合概括能力，运用不好会使人感到空洞抽象。

专题性工作报告的内容较单一，一般按情况、成绩、总结今后工作、意见几大部分安排结构。

例行报告是由于工作需要，定期地、连续地向上级做出有关工作情况报告，如日报、周报、月报等。这报告有严格的时间性，并要注意在例行的反复中力求有新意，不要使例行的反复成为简单的重复。

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2.情况报告

常用于向上级报告实际工作中的某些突出问题，如经济体制改革建立现代企业制度的情况、社会治安综合治理情况、严重的灾害情况、某些政策出台后社会各阶层的反映情况等。这种报告以反映情况为其特点，通常按时间顺序安排结构，一般须写明时间、地点、事项、原因、已采取的措施或建议。重点应放在事项目前的状况与措施上，至于事项的发生发展过程，简要交代即可。

3.检查报告

这是向上级机关检查工作中的错误或失误时写的报告。 检查报告首先要交代检查的起因，如实地报告错误事实以及对错误的性质和程度的认识。然后，要科学地、具体地分析犯错误的原因及对所犯错误应承担的责任。最后，要提出纠正错误的措施，并表明愿意接受教训和上级给予的处分，必要时也可以自己提出某种处分建议。

4.答复报告

这是答复上级机关的征求意见或询问情况时写时的报告。这种报告要紧扣上级征询的内容，不可节外生枝，答非所问。首先概述报告缘由，然后要写清楚有关事项的起因、工作过程、事实根据、办理结果、意见和态度等。

5.送文送物报告

这是随文、物一起向上级报送的报告，俗称“文件头”。

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如报送工作计划、总结、调查报告、统计表等，鉴于这些均不是正式公文，不宜直接行文，故`在这些文件的前面加一个“文件头”，以此形式向上行文。从内容上看，以计划、工作、总结等为主件，从行文的形式上看“文件头”是主件。这种报告很简短，通常只写明“现将××××××送上，请审示（查收）”就行了。

（三）结尾

报告的结尾常使用结束语惯用语。结语惯用语的使用要注意分寸，要与报告的内容相适合。如关于方针、政策方面的报告，结语多用“请审查”；关于财经、物资方面的报告，结语多用“请审核”；情况报告，结语多用“特此报告”。

三、报告写作中的注意事项 （一） 正确使用文种

不要“报告”、“请示”不分，或在报告中夹带请示事项。 （二） 反映情况要真实

报告是向上级机关反映情况的公文，必须忠于事实，不得弄虚作假，说假话，报假情况。也不得敷衍塞责，文过饰非。

（三） 观点、材料要统一

必须注意观点和材料的统一，这是写好报告的重要一环。只讲道理、概况，内容就很空泛；只罗列事实、数据，报告就很肤浅。

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（四） 重点要突出

要突出重点，不要面面具到；要处理好点与面的关系，做到点面结合，虚实结合。凡与报告的主旨有关的内容就详写，无关的就从略。 （五） 分析要中肯

对掌握的情况和材料，要做好去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析判断工作，使之条理化，增强思想性。

会议记录

一、概述

（一）会议记录的概念

会议是机关、单位研究和部署工作、传达贯彻上级精神、组织学习的主要形式之一。把当时的情况客观真实地记录下来，归档保存，日积月累，就会成为极有价值的历史参考资料。

会议记录是在会议进行中，用文字把会议基本情况、会议内容等如实记录本下来的原始的、客观的文字材料。会议记录不是文章。

会议记录有两种情况：一种是与会者自己所作的记录；一种是会议组织者派专门记录员对会议情况和内容所作的记录，这种记录在会议结束后要归入有关档案，按档案管理

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办法处理。

我们这讲的主要指专人所作的会议记录。这种会议记录是重要的文书档案材料，它具有原始性、依据性和参考性的特点，是一种极有实用价值的文书，它适用于一切会议。一般党政机关、社会团体、企事业单位都很重视会议的记录和保管工作。机要的会议记录本还属于保密文件。

（一）会议记录的作用 会议记录主要作用于在于： 1.是起草会议文件的原始素材

一般情况下，一些重要的会议之后，都要形成一些与会议有关的其它的书面材料，用于向上级报告，或印发下级执行。比如会议纪要、会议简报或会议的通讯报道，会议记录则成了不可多得的原始素材和参考资料。

2.是传达贯彻会议精神和检查决议执行情况的重要依据。有了会议记录，就可以照决议办事，随时检查决议的执行情况。如在贯彻执行中发生什么歧义，一查记录，便可知道当时的真实情况。

二、会议记录的写作 （一）会议记录的方法 1.摘要记录

就是摘其要点而记录，无须“有言必录”。着重记录会议的主要内容、发言要点、会议的决定、决议及通过情况等。

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这种记录有两种情况：一种只记下重要的发言，不重要的不记。会议中有争议的问题，只需把不同方面的主要意见记录下来。这种方法，适合将领导或与会人员在现场的某些重要讲话或双方争议的主要内容记录下来；另一种只记下会议讲了什么事项、通过了什么事项，而不记与会者的发言。这种方法，适合于常规性的工作会议。

摘要记录要求记录员在记录时具有相当强的分析能力和判断能力，必须对发言内容等迅速作出判断，哪些是重要的；哪些是次要的；哪些应详；哪些就略。特别是重点、要点要进行客观记录，不能带有自己的主观色彩，更不能歪曲、遗漏主要内容。

2.详细记录

详细记录要求可能原原本本地将会议的全过程记录下来，做到“有言必录”，不能有所取舍。要求全面地、具体地记录会议的组织情况、内容、决定、决议、与会人员的发言、会议表决等。甚至包括发言中的插话、笑声、掌声、临时中断会议等会场动态情况，也应记录下来。

这种记录要注意一点，对发言者的口语作一些适当的修正是必要的。

比如发言者口语中的一些重复的语句，或类似口头禅的“这个”、“哪个”之类的可以不记，原话中有语病的地方，在不损伤原意的情况下，应作出必要的修正。这也是能体现

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出记录者水平的一个方面。

这种记录，要求记录员最好使用速记方法，或可对通用词汇采用简化方法记录，今后再予以补正。如果条件允许，可以辅以录音机，但如果没有录音或不允许使用录音设备的会议，则最好配备两个或两个以上的记录员，以便会后相互补正。记录员没有听准确的地方，会后要及时找有关人员核对清楚，然后补上。总之，以记录完整和准确为目的。不同的会议可采用不同的记录方法。一般来说，重要的会议，比如决策性的会议、领导层的办公会议、讲座研究型的会议、决定的事项争议较大的会议等，多用详细记录的方法，由专职的秘书人员负责此项工作。

其它的会议，如经验交流会、表彰会、庆祝会等，由于发言人事先准备好了书面发言材料，则可采用摘要记录的方法。

（二）会议记录的内容和格式

会议记录一般由标题、会议基本情况和会议内容组成。 1.标题

会议记录的标题一般由三个部分组成：即如开会议的单位名称、会议名称、文种。

如果是例行会议，最好还要在标题中标明会议的次数。如：《×××大学第×次校长办公会议记录》。

2.会议基本情况

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会议基本情况包括以下内个部分：

（1）会议时间。一般标明开会日期，重大会议应标明开始和结束日期。

（2）会议地点。即会议举行的场所。

（3）出席人。大型会议只写出席人数和参加会议主要人员的姓名和职务，小型会议根据需要，可写上出席人的姓名、职务、单位等。

（4）缺席人。大型会议只写清缺席人数即可，小型会议必须写清缺席人姓名、缺席原因。

（5）列席人。大型会议只写明席人数，小型会议写明列席人姓名，必要时写明列席原因。

（6）主席或主持人。写明姓名、职务。

（7）记录人。写明记录人员姓名，如中途换人也必须注明。如果几个共同记录的，必须把几个人的姓名都写上。 以上几项会议的基本情况，应在主持人宣布开会之前写好。以免会议开始后，影响对会议内容的记录。一般单位的会议情况的记录，是预制成表格的，填上即可。

3.会议内容

会议内容是会议记录的主要部分，是主体。这部分内容根据会议情况，选择用摘要记录还是详细记录。这部分包括会议发言、会议议题、会议报告、会议讨论、讨论结果、决议的形成、表决结果等。

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其中，如发言人已有书面材料，可在记录上说明“有书面材料（略）”。但发言人的临时发挥或临时补充的内容、别人的插话等，都要在记录上写明。

特别是一些讨论、研究型会议，当大家意见分歧较大时，则一定要详细。讨论的决议则要逐条记录，必要时，记下表决情况和结果。如实写下“全体通过”、“一致同意”或“×××同意”、“×××反对”、“×××弃权”等字样。

如果讨论时大家意见一致，非常统一，只须记录发言要点和中心即可。

会议中途休会，要在记录本中断处写上“休会”二字。 会议结束，要另起一行空两格写上“散会”二字。 散会后，要请主持人审阅并签名，记录人也要签名。 对一些非常重要的会议记录，还要进行一些整理，然后送主持人、发言人或有关人员审阅，并签名。如未经主持人、发言人审阅的记录，则须加以说明书。

会议内容这一部分是了解会议目的、意图的主要依据，是会议结果的综合反映，是日后备查的重要资料，所以一定要认真记录。

三、会议记录写作中应注意的几个问题 （一） 客观真实

记录人必须客观真实，准确全面。记录人要忠于职责，不得随意加进自己的主观认识和感情色彩，不得随意增删改

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动。

（二） 遵纪保密

记录人必须遵守保密制度，不得泄漏需保密的会议内容。 （三）核实无误

对于重要的，需要印好的会议记录，必须经主持人、发言人核实其中的重要内容，如数据、事实、意见等，核实之后，方能印发。

会议纪要

一、 概述

（一）会议纪要的概念

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

（二）会议纪要与会议记录的区别

会议纪要与会议记录是两个不同的概念，二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探析，二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作，属于管理服务的范畴，它只需忠实地记

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城综合发展规划的批复》；如完全同意下级机关的请示事项则推荐用表态式标题，在标题中标明“同意”，直截了当地把领导机关的决定告诉下级机关，给人以清晰明快感。

（二）正文

批复的正文，一般由引语、意见和结语部分组成。 1.引语

批复的正文通常一开头就引述来文的标题、发文字员、成文日期或内容要点，以说明这是针对来文机关的哪一份请示而发的批复，其后常用过渡语。其一般表述形式是：“你《关于、、、、、、、、的请示》（××[19××]××号）收悉，现批复如下：”

2.意见

除文字极少的以外，均应另起一行书写。批复意见要紧扣来文的请示事项，区别不同情况，明确表态，当行则行，当止则止，不可含糊其辞。若完全同意请示事项，则应写明肯定性意见，并写明同意来文机关所请示事项的主要内容，以便来文机关执行。根据需要，还可对来文机关提出具体指示和要求。若完全不同意请示事项，则应写明否定性意见，并引用有关规定，但不可过多，否则会使文字冗长。若部分同意部分不同意请示事项，则应对所同意部分表明肯定性意见，对所不同意部分表明否定性意见并说明理由。必要时，还可对不同意的事项提出修正意见或补充意见。

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3.结语

批复结语必须另起一行，并使用规范结语“此复”或“特此批复”。也可在批复意见写完后自然结尾，不用批复结语。

三、批复写作中的注意事项 （一）态度鲜明

不管是同意还是不同意，是批准还是不批准，都要直截了当地表明态度，语气要果断，不能含糊其辞，模棱两可，也不能回避请示内容，答非所问。

（二）针对性强

紧扣请示事项，有问有答，回复清楚，不能顾左右而言他，答非所问；也不能只答复其中一部分，臵另一部分于不顾。

（三）一文一批

对下级的请示，要一请示一批复，切不可收到几个请示后，集中起来写一个批复。把内容毫不相关的几件事写到一个批复里，会使整个批复内容混杂，不但写起来困难，下级执行起来也困难，而且还拖延了批复时间。

（四）全面周密

请示事项尽管是一件，但可能包含相互联系的几个方面的内容，因而要考虑得全面、周密一些，不能遗漏某个方面，使下级在执行中为难甚至出差错。

（五）迅速及时

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批复是一种时限很强的公文，不能久拖不决，迟迟不作批复，甚至时过境迁才批复。上级机关要坚持请示公文急件急办，普件及时（一般机关定为15天内）批复的制度。

（六）如来文请示事项虽然可行，但所陈述的办法不够妥当或考虑不甚周密，可将来文退回，请其修改后再作批复；有些请示，不按行文的正常渠道办理或多头请示，应予纠正，以免贻误工作。

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