档案管理教案(4)

凡因编写历史资料需了解员工有关情况的，只要员工在世，一般不提供人事档案；

履行一定手续后允许从档案中摘抄复制有关的材料，经同意摘录或复制的材料，应由档案管理人员认真核对无误后加盖人事档案材料专用章，说明此件抄自某某档案。

（二）借用

借用是指因特殊情况，查阅不能解决问题时，将档案借出利用，属于下列情况之一的，按规定办理手续后，可以借出利用:

1、对员工某个问题进行复查；

2、对员工进行组织处理需考查有关情况；

3、本单位分管员工任免、调动、考察等部门需要时； 4、为培养、选拔而对某人进行必要的了解时； 5、其他一些特殊情况。 （三）编写参考资料

参考资料是人事档案管理部门根据保管的人事档案内容，综合编写、加工而成的材料。它是利用工作的一种方式。参考资料的种类有：

1、人事卡片。它是人事档案基本内容的高度概括和综合，它能反映员工的基本情况，在一定程度上可以代替人事档案提供利用，满足组织人事工作的需要。又称人事档案代理卡片。

2、员工职务变动和工资变动审批表。这两种表是对员工基本某方面情况的积累登记，能够系统地反映员工某方面的情况，放在人事档案中就转化为档案的构成因素。

3、基础数字汇编。就是将员工的年龄、性别、文化程度、政治面貌、职务等

16

基本情况整理出基础数字汇集，为组织和领导分析、决策问题提供参考。

第二部分：科技档案的管理

科技档案是指在科技和生产活动中形成的，具有查考利用价值、已经归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带、磁带、光盘等各种类型和载体的科技文件材料。科技档案是一个复合的概念，它是对在科技和生产活动的各个专业领域所形成的专业档案的通称。来源广、数量大、涉及专业领域多，而且多国家的科技事业和社会生产力发展具有重要意义。

一．科技档案的特点： 1、专业性

科技档案的专业性主要体现为其形成领域的专业性和内容的专业性。首先，科技档案都产生于科学技术活动的专业领域，是相应的专业科技活动的记录和产物。其次，科技档案的内容都具有鲜明的专业性。科技档案的内容是由它所反映的科技、生产活动决定的，在哪个专业领域的形成的科技档案，就集中反映了哪个专业领域的内容性质和相关的技术方法和手段。

专业性特点是科技档案管理的主要依据之一。 2、成套性

科技档案的成套性特点，是由科技、生产活动的特点决定的。任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，围绕这个项目或对象，自然而然形成了一系列相关的科技文件材料，这些文件材料在在内容上密切联系，记录和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，从而构成了一个反映该项科技、生产活动的档案材料的有机整体。

3、多样性

17

科技档案的来源十分广泛，凡是进行科技、生产活动的单位，都在形成与自己工作活动相关的科技档案。由于科技档案来源于众多不同的专业来源，导致了其种类的多元化。如基本建设活动中产生了工程设计档案、施工档案；生产活动中产生了产品设计档案、生产工艺档案、设备档案；自然观测活动中产生了气象档案、水文档案、天文档案、地震档案等。

4、现实效用性

文书档案归档后，基本上完成了现行功能，绝大多数只是用于历史查考。而归档进入档案部门的大多数科技档案材料，任然处于活跃的现行期，而且在较长时间内发挥现行效用。如，在设计单位，归档保存的底图和蓝图是进行现行这件的必要条件；在生产单位，归档保存的设备档案是设备安装、使用和维护不可缺少的依据。

科技档案的现实效用性特点，对科技档案的管理提出了特殊的要求。如科技档案必须与其反映的科技对象保持一致，当科技对象的结构、要素和功能发生变化时，相应的科技档案须及时补充和更改，以维护科技档案的准确性。

5、科技成果性

科技档案不仅记录了科技活动的完整过程，而且承载了大量的科技信息，其本身就是科学研究和技术活动的科技成果。科技活动中形成的每一份科技文件，都具有二重性，既是某一工作环节的记录，又是这一环节的成果。在一项科技活动中，每份科技文件的记录性和成果性并不是均等的，而是有强有弱。一般而言，开题阶段所形成的科技文件记录性较强，成果性较弱，而总结阶段所形成的科技文件记录性较弱，成果性较强。科技档案收集、整理的完整性和成套性对于科技档案的成果性具有重要的保证。

二、科技档案的种类

随着人类科技活动领域的拓展，新的科技档案种类将不断增加，大体可分为六

18

大类：

1、工业生产技术档案

工业生产技术档案是在工业产品的设计、研制、生产活动中形成的科技档案。可分为工业产品设计档案和产品制造档案两大部分。

工业生产技术档案的基本特点是以产品型号成套。围绕一个型号产品的设计、生产和制造活动，就形成了一套具有相关联系的档案整体。

2、农业生产技术档案

农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔等行业的生产、技术活动中形成的科技档案。农业生产技术档案主要有种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等。

农业技术档案具有形成周期长、地域性强等特点。 3、基本建设档案（简称基建档案）

基本建设档案是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和改建、维护活动中形成的科技档案。基本建设档案按工程对象性质的不同，分为工农业生产基建档案、军事国防工程基建档案和民用工程基建档案三种；按内容可分为工程规划与设计档案、施工档案、竣工档案等。

基建档案的特点是以工程项目成套。其成套性特点十分突出。 4、设备档案

设备档案是各种机器仪表和仪器仪表的档案材料。设备档案的基本特点和产品档案一样，是以型号成套的。

其来源可分为自制设备档案和外购设备档案两种。 5、自然科学研究档案（简称科研档案）

自然科学研究档案是指科技研究部门、高等院校、生产建设单位在自然科学研

19

究活动中形成的科技档案。科研档案按科研性质可分为基础科学研究档案、技术科学研究档案和应用科学研究档案三种类型。

科研档案是围绕某一个科研课题形成的一整套相互联系的档案材料，其基本特点是以科研课题成套。这是有科研活动的特点决定的，科研活动都是以某一课题为单元，按课题来开展研究的，围绕这个课题的研究活动就形成了一套在程序上前后衔接、在内容上相互联系的科技档案整体。

6、自然现象观测档案

自然现象观测档案是在地质、地貌、水文、气象、天文、地震等自然现象观测和研究活动中形成的档案。

由于观测对象和观测方法的不同，自然现象观测档案在内容构成方面差别很大。 自然现象观测档案的显著特点是包含有大量的数据和图表。 三、科技档案工作的性质和基本原则 （一）科技档案工作的性质

1、科技档案工作是一项专业性很强的工作

科技档案工作的专业性体现在三个方面：一是工作对象具有专业性。二是工

作内容和工作方法的专业性；三是科技档案工作具有较为完整的专业理论知识体系。

2、科技档案工作是科技管理工作的组成部分

科技档案是伴随着科技、生产活动同时产生的，又是继续进行科技、生产活

动的必要条件。科技档案承载了大量的、系统、完整的科技信息，为科技、生产活动的持续进行提供了信息储备和知识储备，有利于减少重复劳动，提高工作效率。我国《科学技术档案工作条例》规定：科技档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。

（二）科技档案工作的基本原则

20

百度搜索“70edu”或“70教育网”即可找到本站免费阅读全部范文。收藏本站方便下次阅读，70教育网，提供经典综合文库档案管理教案(4)在线全文阅读。