档案管理教案(7)

会计档案必须集中统一管理，反对分散存放，这是会计档案收集工作的最基本要求。

2、会计档案的收集活动必须自觉的遵循会计档案的形成规律

会计档案作为社会的一种重要的信息资源，其所承载的信息也同样要经历信息作用的活跃期、半活跃期和不活跃期的保存期或死亡期等几个基本运动阶段。

在会计信息的活跃期或半活跃期，由于会计部门和会计人员、审计机构和人员都需要较为频繁的查阅使用所形成的会计记录、会计文件或会计档案，所以将会计记录、会计文件的最初和保管工作交由会计人员或会计机构来完成，而由会计档案人员履行业务监督和指导等方面的职能，常常会实现较好的管理效果。 3、会计档案的收集工作必须保证会计档案的齐全、完整、信息准确 4、会计档案的收集工作要注重质量优化，成分充实

第四节：会计核算材料的归档整理 一、会计核算材料的归档。

1、归档范围：根据《会计档案管理办法》，会计材料的归档范围应包括国家机关、社会团体、企业事业单位、按规定应当建帐个体工商户和其他组织在会计核算过程中形成的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。 2、归档时间与手续：当年形成的会计核算材料，在会计年度终了后，暂由会计机构保管一年。期满之后，应当由会计机构编制清册，向本单位档案部门移交归档。一式两份，一份随会计核算材料移交档案部门保管，一份留存备查。 二、会计核算材料的分类。 会计核算材料分类方法有三种：

1、按年度——形式（名称）——保管期限分类。这种分类方法适用于只有一种会计类型的单位。其优点是方法简便，便于查找利用。

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2、按年度——会计类型——形式——保管期限分类。多用于具有多种会计类型的机关（如税务机关），其优点是，反映出不同性质会计活动的内在联系，体现了全宗内会计核算材料的系统性。

3、按年度——组织机构——形式——保管期限分类。适用于财政机关。其优点是清楚的反应了会计核算材料形成的部门，体现了一个单位会计核算材料的完整和联系紧密的特点，便于查找和利用。 三、会计核算材料的立卷。

1、会计凭证种类多、数量大，当会计凭证的内容被登记到会计账簿上之后，一般应按月顺序将记账凭证连同所附原始凭证进行整理，编写页码，所附原始凭证可不编号，然后根据数量多少装订成一个案卷或多个案卷。有收款凭证、付款凭证、转账凭证的单位，可将其分别编号装订成，对于某些不便随同记账凭证一起装订或具有重要保存价值的原始凭证（如涉外凭证），可抽出单独装订，但应该在相应的记账凭证上注明，以便查找利用。

2、会计账簿有其固定的格式和明确的分类，一般是在年终结账或决算后立卷。立卷时，订本帐按照账簿种类（名称）和归档要求稍加整理即可，保持原本面目，不拆去空白页。活页帐和卡片帐则应去掉空白页，前面加账簿封面，后面加备考页，依次编好页码，装订成卷（册）。

3、会计报表的立卷在年度决算之后进行，立卷时，一般应将本机关与下属单位的报表分开立卷，同一单位的报表可按年报、季报、月报分别整理立卷。 此外，还可按会计报表的名称，报表所反映的地区和经济内容分别立卷。 四、会计核算材料的编目。

会计核算材料经分类、排列、装订和编号，位臵固定下来之后，都要登入案卷目录。会计核算材料案卷目录，是按保管单位进行等级编制的、著录案卷内

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容和成分并按一定次序编排的用于检索的案卷名册。 会计核算材料案卷目录的项目如下：

会计核算材料案卷目录

顺序号 案卷号 原始凭证号 案卷标题

第五节：会计档案价值的鉴定与销毁

会计档案的鉴定，是依据国家关于会计档案保管期限的规定和会计核算材料的实际保存价值，制定其保管期限或决定存毁的。

财政部、国家档案局制发的《预算会计档案保管期限表》、《建设银行会计档案保管期限表》、《企业会计和建设单位会计档案保管期限表》，是鉴定会计档案价值的主要依据。

一、根据会计档案的特点，会计档案的保管期限分为永久和定期两类。 1、记述和反映立档单位会计核算活动，对总结工作、查考和研究经济活动具有长远利用价值的，应该永久保存。

2、在一定时期内具有查考作用的会计核算档案可以定期保存，其保管期限

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起止年月 张保存放位臵 库房号 柜号 格号 备注 数 管期限 分为3年、5年、10年、15年、25年五类。会计档案的保管期限，一般从会计年度终了后的第一天算起。

二、在会计档案的销毁过程中，需要注意的是： 保管期满但未结清的债权债务原始凭证不得销毁；

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁； 对于可销毁的会计档案，要由本单位档案机构惠通会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，并报请有关领导批准；

国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审级部门派员参加监销； 财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销； 第六节：会计档案的保管和利用 一、会计档案的保管。

1、会计档案的保管分两个阶段进行：

第一个阶段，会计核算材料经立卷后，暂时由财会部门保管一年，以便财会部门结账、对账、编制预算等工作时查考利用；

第二个阶段，期满后，再移交给本单位档案机构统一保管。 2、值得注意的几个会计档案的保管问题： （1）单位变更后的会计档案保管。

a、单位终止后的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。

b、单位分立和业务转出后的会计档案，单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；

单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移

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交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；

业务转移情况下的会计档案保管，由于其性质与单位分立情形类似，按单位分立会计档案保管办法进行管理；

c、单位合并后的会计档案，应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管。 （2）境外单位会计档案保管。

境外单位主要是指我国的驻外使馆和境内主管单位在境外设立的办事机构和经营性的企业单位等；

境外单位的会计档案，是国家和境内主管单位了解境外单位经济活动情况和财务状况的重要资料，也是境内主管单位会计档案的组成部分，境内主管单位有责任对其会计档案进行监督管理。其保管办法也应该按照《会计档案管理办法》和国家规定进行。

（3）电算化会计档案的保管。 保管电算化会计档案需作两点规范：

a、由于目前实行电算化会计的单位运用磁性介质保管会计档案资料的条件、技术、设备、人员等尚未完全具备，还不能充分保证会计档案的完整和安全，实现会计电算化的单位应当保管打印出的纸质会计档案；

b、《会计档案管理办法》规定：经国务院主管部门的统一规定，具备条件的行业和系统可以采用磁性介质等保存会计档案，其他任何单位不得擅自将书面会计档案改为磁性介质保管。 二、会计档案的提供利用。 提供利用会计档案，具体包括：

（1）编制合理、适用的会计档案检索工具，主要有会计档案案卷目录、专题

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目录等；

（2）建立健全借阅制度，要对利用范围、利用方式、批准手段和归还案卷的检查等作出具体规定；

（3）把好复印、摘抄材料的审查、使用关。利用者需要复印、复制、摘抄会计档案资料时，需事先征得档案保管人员的同意；复印、复制或摘抄的材料需经档案人员审查、签字，并经财会主管人审查批准后始能交付利用者。（4）提供利用过程中，要通过利用登记，发放利用回执和调查访问等方式，收集利用效果。

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