数据归档的基本原则和流程(2)

业务对象被连接到存储的原始文档。目的是通过业务对象（R/3文档）显示存储在系统外部的文档：例如，FI的发票可以通过SAP ArchiveLink连接到被归档的外部原始凭证。

B文档类型和文档类代表在外部光学存档的数据。

例如：FIIINVOICE（incoming invoice without verification），类是FAX

SDOORDER(order acknowledgment)，类是PDF GENPRILIST(print list)，类是ALF ARCHIVE(ADK archive file)，类是REO

C使用ADK可以使存储在存档文件的打印清单而不需要读取存档数据。

D输入输出文档和打印清单使用SAP组件SAP ArchiveLink被默认存储。直到4.6B版本，ADK文档通过SAP ArchiveLink也被传输到外部存储系统。4.6C版本时，CMS（内容管理服务Content Management Service）的API组件将ADK文档传输到外部系统。你仍将可以使用外部归档系统来进行长期的ADK文件存储。

6）ADK和SAP ArchiveLink/SAP CMS之间的合作 ADK可以读写ADK归档文档

SAP ArchiveLink或者SAP CMS可以监视和控制ADK在内部媒介比如光存档创建的归档文档。

ADK可以在文件系统中存取归档数据，也可以使用SAP ArchiveLink 或者SAP CMS存取储存在光文档的数据。

事实：对于SAP ArchiveLink 和 SAP CMS来说，ADK是一个用来准备存储在外部文档系统的数据的SAP应用程序。对于ADK来说，SAP ArchiveLink 和 SAP CMS几个最终存储ADK归档文件的手段之一。

7）数据存档在SAP中的地位

A希望数据能够避免滞留在SAP系统中

B一旦开始使用SAP系统，就应该计划数据归档。数据归档在维护SAP系统的性能表现的水平中扮演了重要角色。

C审计和税务检查通过后，数据归档应越早进行越好。 D数据归档需要用户部门和信息技术部门的高度合作：在跨部门的基础上，计划一个归档项目。

为了在防止数据创建上获取更多信息，参看―数据阻止清单‖。这在SAPNET上用数据归档可以获得。

系统管理员的目标是使数据库越小越好，这也就是说，删除尽可能多的数据对象。

用户部门的目标是在线读取尽可能多的文档，用来分析、列表、报告。

数据归档流程需要权衡两个目标，采取一个折中的办法同时满足两方面的需求。无论开始的早还是晚，都需要实现这个折中方案。

长期目标是尝试保持数据容量恒定并且有一个主动的数据归档策略而不是反应性的。

你应该和负责审计的审计员一个工作，决定哪些数据出于审计目的是不必要的。

8）归档项目的周期

建立项目小组——>分析——>设计和构想——>测试——>执行和上线

A分析：搜集数据库表的大小和增长率信息。第二步是识别这些表对应的归档对象。接着，检查这些数据对象是否允许被归档以及归档对象被归档后的使用需求。

B 设计：埋藏在分析周期出现的需求，统一归档概念，建立一个明确的归档计划。

C 测试：测试周期需要检查选择和停留时间。还需要检查归档对象的相关性。测试周期结束后，用户部门需要花时间更正无法归档的文档。

D 执行和上线：这一期间，不再被需要的归档对象按照之前的执行计划从数据库中移走。

E 警告：在分析周期之前就应该开始将数据归档所影响的成员纳入项目组并且识别他们的任务。项目组成员必须理解内部业务流程，同时项目组应该拥有足够的资源。

9）建立项目组的基本原则 A 成员必须了解公司业务流程 B 专家必须有足够的资源 C 职责必须清晰

建立项目小组A

以下成员可以参加数据归档项目组：IT部数据库管理员和SAP系统管理员；数据归档所影响的应用组件的负责人和用户部门；内控和审计；外部成员：外部审计、外部顾问。

数据归档被理解和应用为一个部门间内部活动。

依据组织大小决定项目组尽可能包括所有相关的部门的代表。 归档期间，简单地从数据库移走相关对象是远远不够的。更重要的是深刻理解业务环境，知道数据对象的归档次序。由于一些应用对象在交叉应用流程链里被使用，独立的应用负责人应该参与到归档项目中。

建立项目小组B

项目管理：项目管理的主要任务有 A 协调、监控、坚持执行计划

B 对SAP Data Archiving有个清晰的理解

C 包括广义归档概念的归档，例如光归档（optical archiving） D 确保一个同意的和同类的归档方案

必须有至少一个做为主要联系人的项目协调人。

如果是个国际项目，每个国家必须有至少一个协调人，同时有一个总协调人。

项目协调人也扮演主持人的角色。

建立项目小组C

IT部门通常对以下任务负责：

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