办公室管理作业答案(2)

本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：

1．首先简要说明此种方法：

受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图； （2）备好记录本，记录下指示要点； （3）注意倾听，用心判断指示的用意；

（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度； （6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 2．结合实际谈体会。

我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。

《办公室管理》课程作业评讲(2)

修订

《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。 本课程的平时作业共有4次，采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》；本课程的自检自测也有4次，挂在电大教学平台上。

为帮助同学们做好平时作业，现将平时作业中的主要作业题作一提示性的解答和评讲，供同学们参考。

以下绿色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。

一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。 本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。

本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析之后再作答，难度比较大。以下为参考答案： 同：

1．都应先问好，再传达自己的信息； 2．都应保持耐性、热情的态度；

3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情； 4．都应简明扼要表达自己的意思。 异：

1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。 2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。

以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。本题得分率不高。

二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。

本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。

回答本题时，同学们首先要审题，看清楚本题共有几个问题。本题实际上共有两个问题——一是“电视会议”的优劣或应注意的地方；二是“交互式电话会议”的优劣或应注意的地方。另外，本题要求同学们在了解“电视会议”和“交互式电话会议”的基本用途的基础上作答。其次，同学们要弄清楚两者各自的优劣或应注意的地方是在与一般会议比较的基础上得出的。

本题答题思路如下： 1．基本用途：

“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。 “交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。

2．两者与一般会议的不同： 可以消除时空上的局限性。 3．各自的优劣： “电视会议”——

优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。 “交互式电话会议”——

优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：

费用高，技术含量高。

本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。

三、简要回答邮件分拣的一般标准。

本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。 本题的答题要点如下： 1．按照收件人的姓名分拣； 2．按照邮件的重要性分拣； 3．按照收件部门的名称分拣。

要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则会失分。本题有部分同学因为只回答以上三个要点而失分。

四、怎样处理上司不在时的邮件？

本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。 本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。

五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

本题主要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题可从以下几个方面进行回答：

1．上司正在开会时； 2．上司繁忙时； 3．上司即将外出时；

4．远道来访或有重要事情的来访时。

以上只是回答本题的要点和思路，同学们在回答本题时，还应对以上要点分别进行详细的说明。

《办公室管理》课程作业评讲(3)

修订

《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。 本课程的平时作业共有4次，采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》；本课程的自检自测也有4次，挂在电大教学平台上。

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