办公室管理作业答案(4)

（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 （2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。

（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭

信。

四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。

本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一知识点。

回答本题时，要注意审题，本题共有两个问题：一是收文处理的程序；而是分送的基本原则。本题的答题思路如下：

1．收文处理的程序：

签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。 2．分送的基本原则：

（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；

（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；

（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批； （4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；

（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。

本题在教材上有明确的答案，得分率很高。要注意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行一定的说明。

五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。 本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。

本题共有两个问题：一是按文书立卷特征立卷的类型；二是按照问题特征立卷的基本含义。本题的答题思路如下：

1．类型：

（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。

2．按问题特征立卷的含义：

将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。

同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。

六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。

本题主要考核本课程的第十四章第7点中的“档案的利用”这一知识点。本题可按以下思路作答： 1．通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；

2．通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借； 3．根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率； 4．利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；

5．以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务； 6．将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息； 7．通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。

同学们在回答本题时，一定要注意审题，本题实际上只有一个问题——“通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义”，本题实际上就是要回答“档案利用的意义”。

弄清楚了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了。

《办公室管理》课程典型考点解析（1）

《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业、行政管理专业开设的必修课。

《办公室管理》是一门专业基础课程，应用性非常强，为了使同学们更好地掌握本课程的相关重难点，电大的责任教师以近五次中央电大的考题为蓝本，针对考试内容总结出典型考点，对重要的考点进行了较详细的介绍和解析，总结出该考点可能拓展的考试方向。请同学们在期末复习时将这些重要的考点认真消化以考出更好的成绩。

典型考点1：文员的工作方法 （一）考点扫描

本考点是教材的第二章第3点的内容。文员的工作方法包括： 1．请示方法与报告方法； 2．计划方法和总结方法； 3．受意方法； 4．传达方法； 5．进言方法；

6．变通方法和挡驾方法；

7．分工方法与合作方法。 （二）真题链接 [1]（2005-1）

单项选择题：文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ A ）。 A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见 B．必要时可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记 简答题：文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？ [2]（2005-7）

判断题：文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气。（ × ）

[3]（2006-7）

判断题：善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解，即不能违反同事的意愿。（ ）

案例分析题：

文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后，又遇到了负责宣传的张副经理，小曹又向他作了请示，结果两位领导的意见很不一致，小曹无所适从，两位领导也因此矛盾加深。孙认为小曹与张关系亲近些，支持过张，认为小曹有意与他作对；而张认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。

请你分析小曹这样做对不对？错在哪里？面对这种情况小曹应该怎么办？ [4]（2007-1）

判断题：文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。（ ） 简答题：什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？ （三）考点解析

本考点主要是希望同学们掌握文员各种工作方法的要领，并在日常生活中注意运用。 1．2005年1月的考题，关于本考点共出现了两道题目。 （1）单项选择题：

该题考察的是同学们对传达方法的掌握。在传达时我们要注意的是：

传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。 一种是正式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上司指示；另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往采取这种方式。

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