办公室管理作业答案(3)

为帮助同学们做好平时作业，现将平时作业中的主要作业题作一提示性的解答和评讲，供同学们参考。

以下绿色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以

注意。

一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案：

本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对日程安排计划表的四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

1．日程安排计划表的种类：

（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。 本题得分率不高。

二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

本题主要考核本课程的第十章第3点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点， 本题在教材上的答案非常明确，只需要同学们进行一定的归纳即可。本题答题思路如下： 1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：

（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

《办公室管理》课程作业评讲(4)

一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。

本题主要考核本课程的第十二章第1点的“口头语言的特征”和第2点的“敬语的用法”这两个知识点。

同学们要注意，本题有两个问题：一是口头语言的基本特征；二是敬语应用的一般场合。其中第二个问题实际上就是考察“敬语的用法”这个知识点。

以下为参考答案： 1．口头语言的基本特征：

（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。

（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。 （3）有歧义。因为汉字一音多字。

（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。

2．敬语使用的一般场合：

（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。

（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。 （3）敬语一般针对：

年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。

本题在教材上有明确的答案，只要找对地方，得分率比较高。 二、简要阐述社交话题的选择。

本题主要考核本课程的第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点，本题答题思路如下： 1．合适的话题包括：

（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；

（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5）积极、健康的生活体验的话题；

（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 2．不合适的话题包括：

（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。

（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。

（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 （5）夸耀自己的话题。 （6）庸俗的、色情的话题。

（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。

本题在教材上有明确的答案，得分率很高。但是要注意，在回答时，要从两个方面展开：一是合适的话题，二是不合适的话题。如果只回答一个方面，则会因为回答不完整而失分。

三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 本题主要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。

审题时，请注意本题实际上共有四个问题：一是印章的使用主要有哪几种形式；二是落款章的使用范围；三是骑缝章的使用范围；四是更正章的使用范围。本题的答题思路如下：

1．印章的使用的主要形式为：

（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。 2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：

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