办公室管理作业答案(5)

无论是正式传达还是非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。要做到：

①传达不走样，不可夹进自己的意见。 ②必要时可形成文字材料，照本宣科。

③如果有些指示不便直说，可以根据上司授意，只传达大致意思。 ④注意保密。不可在普通电话，普通函件里传达有秘密内容的指示。 ⑤重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记。

根据上面的第1点，本题应选择A，传达必须忠实于领导的原意，不能掺杂进自己的意见。 （2）简答题：

本题考核的是文员报告的方法和要领。本题应从以下几个方面回答和理解：

①不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。

②不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告。

③报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是??。”

④一定要简短、扼要、流畅。

⑤如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏。

⑥如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。

2．2005年7月的考题，与本考点有关的题目出现了一道判断题。

该题依然考察的是同学们对传达方法的掌握。在传达时我们要注意的问题上面已经分析过，这里不再阐述。

即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。而且，传达应该及时。因此，本题所说“文员代替上司传达不利消息时，因为当这个信差很困难，所以要拖到最后一刻行动。因为上司震怒，自己转达口信的语气也应该变成上司的语气”是错误的。本题的答案是×。

3．2006年7月的考题，与本考点有关的题目出现了一道判断题和一道案例分析题。 1．判断题：

本题考核的是文员与他人合作的方法。文员在合作时，应注意：

文员工作头绪多，涉及面广，有时单枪匹马不能完成，而且一环疏忽，就可能前功尽弃，因此文员要善于同他人合作，密切配合，步调一致。要做到：

（1）善于合作，每一名文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解。要能公允地与同事分享胜

利的成果，分担失败的责任。

（2）善于合作，还要求办公室在配备文秘人员时遵从异质结合的原则，即由不同的专长、学历、能力、年龄、性格的人员组合，需要有专才、通才；文科、理科人才；青年、中年人员；性格内向、外向的人员等等。

本题前半段“善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎，对同事尊重和理解”是正确的，但后面半段说“不能违反同事的意愿”则是错误的，应该公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。

2．案例分析题：

本题考核的是文员在请示中要注意的问题：

（1）请示要对口：遵守按上级分工、对口请示的原则。

（2）请示要单一：遵守一文一事的规则，避免将多项事务写在一份请示内，造成上司批复的困难。 本题作为案例分析题，应根据以上两个原则从这几个方面来回答：

（1）小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示；

（2）在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地；

（3）两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办；

（4）如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行； （5）如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释，这是文员执行主要决策人的意见。

4．2007年1月的考题，出现了一道判断题、一道简答题和一道案例分析题。

（1）判断题：本题依然考察的是同学们对传达方法的掌握。在传达时我们要注意的问题上面已经分析过，这里不再阐述。

本题错在它说“文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少”。无论是正式传达还是非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传圣旨。因此本题的答案是×。

问题1：什么是受意？

受意就是文员接受和领会上司的意图。 问题2：受意有几种？

可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

问题3：办公室人员应怎样运用受意方法？

①善于领会上司意图，不要曲解上司意图； ②备好记录本，记录下指示要点； ③注意倾听，用心判断指示的用意；

④必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

⑤如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度； ⑥接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 （四）考点拓展

1．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ B ）。 A．善于同他人合作，密切配合，步调一致 B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己 C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任 2．文员进言是指什么?进言具有什么作用？方法和要求是什么？ 典型考点1：邮件收发 （一）考点扫描

本考点是教材的第四章的内容。文员收发邮件应从以下几个方面去把握： 1．邮件的收取； 2．邮件的分拣； 3．邮件的拆封； 4．邮件的处理；

5．上司不在时邮件的处理； 6．邮件寄发前的准备； 7．邮件的寄发。 （二）真题链接 [1]（2005-1） 案例分析题：

某年3月5日，新欣化工公司的总经理出差了，这次的期限是从3月5日至3月12日，预定12日上午回来。文员小王负责处理公司的各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启的信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信总经理曾关照过让销售科科长处理。正好销售科的小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。

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